Weet jij hoe je bedrijf er op dit moment financieel voor staat? Wat is de meest recente periode waarvan je zeker weet dat de administratie bijgewerkt is? Als je dit niet zeker weet, lees dan verder over drie financiële gewoontes die een positief effect hebben op jullie resultaat.
Bij een deel van de ondernemers die ik heb gesproken in de afgelopen jaren zie ik een afkeer van de financiële informatie, waardoor ze eigenlijk nooit weten hoe ze er financieel precies voor staan. Op het moment dat de jaarrekening bekend is, is het nieuwe jaar alweer een paar maanden verder en weten ze alleen hoe ze er een paar maanden geleden voor stonden.
De administratie loopt vaak een aantal maanden achter en is een taak erbij van iemand in het kernteam, die het ook niet echt leuk werk vindt. De ondernemer heeft een beeld van hoe het er financieel ongeveer voor staat, maar weet het niet precies. Ik kwam ook een ondernemer tegen die zei het liever niet nauwkeurig te willen weten, want dan was hij bang dat hij te veel met de korte termijn bezig zou zijn.
Financieel ritme
Van Femke Hogema en het boek Profit First heb ik geleerd dat het goed is om je administratie in een vast ritme bij te houden. Door bijvoorbeeld wekelijks alle boekingen te laten doen en te controleren bespaar je veel tijd. Doordat de boekingen recent zijn weten mensen snel het antwoord bij onduidelijkheden of vinden ze die ontbrekende factuur eenvoudig terug.
Door het vaste ritme heb je meer inzicht en meer vertrouwen om te handelen. Je bent bewuster in het uitgeven van geld en het kopen van nieuwe spullen, en je reageert niet impulsief op wat er op de bankrekeningen staat. Met een structuur zoals die van Profit First, slimme boekhoudsoftware en een boekhouder die snel reageert, heb je actueel inzicht.
Verder zorgt de Profit First-methode ervoor dat je reserveringen doet en buffers opbouwt zodat je zeker weet dat je de komende maanden alle medewerkers en de leveranciers kunt betalen. Een goede start is dat je de minimale vaste lasten voor een kwartaal gereserveerd hebt, beter nog is een halfjaar.
Voordelen van actuele administratie
Er zijn een aantal redenen waarom het belangrijk is dat je administratie actueel is:
- Je moet beslissingen nemen;
- Groei vreet cash;
- Het zorgt voor rust bij je partners;
- Het is belangrijk voor financiering.
Beslissingen nemen
Voor de toekomst van je bedrijf is het belangrijk dat de mensen in je team zoveel mogelijk zelfstandig beslissingen nemen. Hiervoor hebben ze de juiste informatie nodig. Transparantie in de financiële resultaten en het effect van investeringen is nodig om beslissingen te nemen. Wil je meer beslissingen bij je team neerleggen dan hebben ze dezelfde informatie nodig die jij gebruikt voor je beslissingen.
Groei vreet cash
Wanneer je met je bedrijf wilt groeien dan kost dat veel cash. Je hebt middelen nodig om voorraad te kopen, mensen aan te trekken en investeringen te doen voor de aanvragen van morgen. Hoe harder je groeit des te belangrijker is het om goed inzicht in jullie cashflow te hebben.
Rust bij je partners
Wanneer de administratie actueel is kun je direct vragen beantwoorden van de partners over de financiën, zoals van aandeelhouders, financiers en je eigen partner. Dit geeft vertrouwen dat je de administratie op orde en onder controle hebt.
Financiering
Wanneer je op een bepaald moment financiering nodig hebt, bijvoorbeeld voor een investering, dan ben je in staat om snel vragen te beantwoorden van de financierder. Je hebt snel inzicht hoeveel geld je nodig hebt, wat je zelf aan middelen hebt en voor welk bedrag je een financierder zoekt.
Drie financiële gewoontes
1. Actuele cijfers
Niet alle cijfers hoef je dagelijks actueel te hebben, maar passend bij jullie situatie zijn er cijfers die je:
- iedere maandag;
- iedere eerste van de maand;
- aan het einde van het kwartaal;
- aan het einde van het jaar actueel wilt hebben.
Werk met een ervaren financiële manager in je team die altijd tijdig de financiële informatie aanlevert. Het is om af te spreken dat bijvoorbeeld iedere maandag om 12.00 de cijfers zijn bijgewerkt. Hierdoor weet iedereen in het bedrijf hoe het ervoor staat en kan deze informatie gedurende de week gebruikt worden bij beslissingen.
2. Periodieke analyse van de financiële ratio’s en rapporten
Het beschikbaar hebben van al deze financiële informatie is belangrijk voor het bedrijf. Daarnaast wil je ook regelmatig, maar ten minste een keer per kwartaal de financiële rapporten en ratio’s als team analyseren. Zo weet je telkens hoe je ervoor staat met het realiseren van je je langetermijndoelen.
3. Werk met potjes
Het klinkt te eenvoudig om waar te zijn, potjes waar je het geld in stopt die je alleen mag gebruiken voor bepaalde uitgaven, maar het werkt. In de Profit First-methode wordt al het geld dat binnenkomt verdeeld over verschillende potjes. Zo reserveer je sneller voldoende middelen om een lastige periode zonder financiële problemen door te komen. Het is een goede gewoonte om telkens het geld van de betaalde facturen te verdelen over de potjes.
De belangrijkste potjes zijn:
- Loon
- Kosten
- Belastingen
- Winst
Wil je meer leren over deze methode, luister dan naar het gesprek met Femke en lees het boek Profit First.
Bijkomende voordelen
Door consistent met vaste ritmes te werken voor je administratie kan deze snel en zonder veel gedoe naar de accountant. Hierdoor hebben jullie ieder jaar binnen een paar weken de jaarrekening van jullie bedrijf.
Dat betekent ook dat de financiële persoon in jullie bedrijf niet aan het einde van het jaar alles nog moet uitzoeken en aanpassingen moet doen.
Het actuele inzicht in jullie financiële stand van zaken helpt in een open communicatie met investeerders en aandeelhouders; op de momenten dat het goed gaat en ook als het even tegenzit. Ze kunnen je dan helpen met advies. Als ondernemer weet je tenslotte ook niet alles.
De financiële administratie is een onderwerp waar ik niet echt graag mee bezig ben, maar ik heb ontdekt dat doordat ik een ritme heb ontwikkeld, het me minder moeite kost en ik meer duidelijkheid heb.
