“Anders verkoop je toch de boot…” Als je in 1986-1988 televisie keek, herken je deze zin direct. Met als afsluiting: “Dat had je nou niet moeten zeggen.”
Herken je het niet, dan is hier een van de spotjes uit die serie van kredietverzekeraar NCM (nu Atradius):
Wanneer de liquiditeit afhangt van één klant die wat later betaalt dan normaal, dan leef je op de rand van voortbestaan.
Een goede liquiditeit is belangrijk om te overleven. Door het opnieuw lezen van het boek Scaling Up (Verne Harnish) voor de Boekencast en eerder ook Groei met cash als brandstof in de serie van Sprout (o.a. Pieter van Osch) ben ik me opnieuw bewust geworden van het belang van geld hebben om de facturen te betalen. Ik zie in de praktijk dat ondernemers onzorgvuldig omgaan met inzicht in de cashflow.
Cash in een crisis
De omstandigheden rondom corona hebben voor menig ondernemer duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is om voldoende liquide middelen achter de hand te hebben zodat je in moeilijke tijden je medewerkers en facturen kunt betalen.
Een paar jaar geleden ben ik overgestapt naar Moneybird en gebruik gaan maken van de Profit First-methode. Daarnaast ben ik opgegroeid met “geld dat je niet hebt kun je ook niet uitgeven”, dus eerst sparen voordat je iets koopt en “geld achter de hand houden voor een moeilijke perioden”.
Deze vier elementen hebben ervoor gezorgd dat ik veel bewuster ben gaan bijhouden hoe mijn bedrijf er financieel voor staat.
Zo krijg je een gezonde liquiditeit
Een goede liquiditeit betekent voor mij:
- Een deel van de winst (omzet – kosten) overmaken naar een spaarrekening.
- De administratie goed bijhouden – één keer per twee weken alle facturen verwerken en koppelen aan de bankboekingen.
- Facturen voor nieuwe opdrachten en lopende trajecten op tijd versturen.
- De facturen van leveranciers en partners zo snel mogelijk betalen.
- Bijhouden wie er niet op tijd betaalt en tijdig een herinnering sturen en de ondernemer die ik coach erbij betrekken.
- Geld dat binnenkomt op de lopende rekening verdelen over een aantal rekeningen in vaste verhoudingen (Profit First-methode).
Tijdens het gesprek met Tom voor de Boekencast vertelde hij dat Viisi iedere donderdag de liquiditeitinformatie deelt met iedereen in het bedrijf. Hierdoor weet iedereen hoe het bedrijf er financieel voor staat en hoeven ze zich niet onnodig zorgen te maken. Wanneer de liquiditeit naar beneden gaat ziet iedereen dit ook en kun je sneller maatregelen treffen.
Overzicht behouden in je financiële situatie
Mijn ervaring is dat bij veel ondernemers en oprichters, bij kleine en grotere bedrijven, de administratie zo snel mogelijk wordt overgedragen aan iemand anders. Ondernemers willen er zo min mogelijk mee van doen hebben. Zolang ze het gevoel hebben dat het ongeveer goed gaat, gaan ze door. Ze nemen zoveel mogelijk afstand van de cijfers.
Eens per jaar wordt de jaarrekening opgemaakt en dan weten ze hoe ze echt gepresteerd hebben. Deze jaarrekening komt regelmatig ook nog eens ver in het opvolgende jaar en heeft nog maar weinig effect op het financiële inzicht voor het lopende jaar.
Als je als ondernemer het maken van facturen, het inboeken van inkoopfacturen en het bewaren van bonnetjes overdraagt aan een ander is het belangrijk dat je niet het overzicht verliest. Dit werk overdragen is slim, want je vindt het niet leuk en je bent er niet goed in.
Daarbij is het belangrijk dat je de persoon aan wie je de financiën overdraagt de opdracht meegeeft dat ze je regelmatig een overzicht geeft van hoe het ervoor staat, en dan vooral met betrekking tot de liquiditeit. Eens per maand, twee weken of iedere week bijvoorbeeld.
De groei van je bedrijf vraagt om een goede controle van je liquiditeit. Door de groei ben je aan het investeren en moet je allerlei facturen betalen. Er komen meer opdrachten binnen en nieuwe klanten, maar die krijgen de facturen later en betalen later dan je de kosten maakt om dat werk te leveren.
Wanneer je, ondanks de gezonde groei, de facturen van de leveranciers, of de bank of Belastingdienst, niet op tijd kunt betalen dan krijg je problemen.
Doordat ik nu overzicht heb en gemerkt heb hoe fijn het is dat klanten zo snel mogelijk betalen, heb ik me dit ook aangeleerd. Alle leveranciers betaal ik op tijd, de mensen met wie ik nauw samenwerk, de kleine ondernemers, betaal ik zodra ik de factuur zie, meestal dezelfde dag.
In gesprekken met andere ondernemers heb ik gemerkt dat het team bij de afsluiting van het jaar wel wordt meegenomen in de plannen voor het komende jaar, maar geen zicht krijgt op de cijfers van het afgelopen jaar. Hierdoor gaat iedereen een eigen beeld vormen van hoe het bedrijf ervoor staat. Dit kan tot verrassingen leiden, zoals het vragen om een loonsverhoging bij de functioneringsgesprekken in januari terwijl het afgelopen jaar verlies is geleden of medewerkers die vertrekken omdat ze denken dat het niet goed gaat.
Zicht op je financiën en acties voor een gezonde liquiditeit zorgen voor rust bij jezelf. Transparantie met betrekking tot je cijfers naar je team en partner(s) zorgt voor rust en begrip, en er wordt meegedacht wanneer het wat minder gaat.
Zo hoef je die boot niet te verkopen. 😉
