Dit zorgt ervoor dat we doelen niet op tijd behalen

Door Erno Hannink | Langetermijnbeslissingen

mei 26

Na het succes van mijn eerste boek heb ik een voorstel ingediend voor een tweede boek bij de uitgever. Het voorstel werd geaccepteerd maar vanaf dat moment liep eigenlijk alles anders dan mijn eerste boek. Het boek werd een jaar later gepubliceerd dan we hadden afgesproken. Wat is er allemaal misgegaan?

Allereerst was ik er vanuit gegaan dat ik in hetzelfde tempo als het eerste boek kon schrijven, terwijl de inhoud en vorm die ik had gekozen heel anders was. Dit boek was meer een persoonlijk verhaal. Een dergelijk verhaal had ik nog niet eerder geschreven. Terwijl mijn eerste boek op veel punten werd gevormd door artikelen die ik al eerder had geschreven.

Terwijl ik aan het schrijven was, werd Facebook steeds interessanter voor bedrijven. Ze hadden allerlei opties gelanceerd om het voor bedrijven een interessant platform te maken. Zo werden bedrijfspagina’s gelanceerd. De behoefte bij ondernemers en marketing mensen om hier meer over te leren was groot. Regelmatig publiceerde ik artikelen over Facebook. De behoefte ontstond om een boek over Facebook te publiceren. De uitgever wees mijn voorstel om een boek over Facebook eerst te publiceren af. Daarop besloot ik om het zelf uit te geven en dat eerst te doen. Dat boek heeft me veel opgeleverd, maar zorgde voor vertraging van het boek Kies je doelgroep.

Langzaam werd de druk door de uitgever opgevoerd om me te houden aan de afgesproken datum voor oplevering. Op ieder vrij moment schreef ik aan het boek. In die tijd kreeg ik een aankondiging dat de uitgever werd overgenomen en ze gingen verhuizen. Terwijl mijn afgeronde manuscript bij mijn contactpersoon lag was er intern veel gedoe bij de uitgever.

Na driekwart jaar had mijn contactpersoon weer ruimte gevonden om het manuscript na te lezen en vond het einde niet goed. Dat moest herschreven worden. Het moest beter. Niet fijn om te horen maar wel belangrijk om er een goed boek van te maken. Ik moest me weer inlezen in mijn eigen manuscript want ik was er helemaal uit en het laatste hoofdstuk vanaf het begin opnieuw schrijven. 

Met veel gedoe kwam het boek er eindelijk, een jaar na de afgesproken datum. Een project dat eenvoudig leek met de ervaring van mijn eerste boek, pakte heel anders uit. De energie was ondertussen helemaal weggezakt voor dit boek bij mij en bij de uitgever. Het boek ‘Kies je doelgroep’ werd geen succes.

Herken je dit? Dat je een duidelijke einddatum kiest voor een project en dat je het niet haalt? Gebeurt dit vaker?

“Bij een keer is er sprake van een incident; een tweede keer is het toeval; een derde keer is er sprake van een patroon.”

Van het proces rondom het tweede boek heb ik veel geleerd. Ik ben daarna mijn boeken zelf gaan uitgeven waardoor ik meer flexibel kon zijn in de onderwerpen. Sinds anderhalf jaar geef ik nu ieder kwartaal een nieuw boek uit. Deze boekjes zijn niet zo dik als mijn eerste boeken, maar wel ieder kwartaal. Een fijne manier voor mij om contact te houden met de mensen in mijn netwerk. Wil je deze boeken ook ontvangen? Dat kan kijk op mijn boeken pagina.

Hoe doorbreek je dit patroon en zorg je ervoor dat je projecten wel op tijd afrond?

Laten we beginnen om te kijken wat er gebeurd wanneer je een deadline vastlegt en het project start. Er spelen een aantal biases:

  • Overmoed bias
  • Nu bias
  • Het urgentie effect
  • Het planningsbedrog

Overmoed bias

Het begin met je voorkeur (=bias) voor overmoed. Het is de neiging die jij en ik hebben om meer vertrouwen hebben in ons eigen kunnen dan objectief redelijk is. Als ondernemer hebben we dit nog meer dan andere mensen, dit is naar voren gekomen in het onderzoek van Daniel Kahneman. Dit helpt ons om het bedrijf op te bouwen, maar je overmoed zorgt er ook voor dat projecten een te optimistische einddatum krijgen.

Je hebt een onrealistisch optimisme. We overschatten hoe snel we iets kunnen realiseren. Dat herken ik bij begin van het tweede boek project. Ik had het al eens gedaan, dat kan ik bij dit boek ook dacht ik, terwijl ik hier alles vanaf nul moest schrijven. Er waren geen artikelen waar ik op kon bouwen.

De illusie van controle speelt ook mee in de overmoed. Het betekent dat je denkt dat je controle hebt over een situatie, terwijl je dat in feite niet doet. Zo had ik controle over wanneer ik ging schrijven, maar niet over de overname en het interne gedoe die zorgde voor een andere focus bij mijn uitgever.

Nu bias

De nu bias beschrijft onze neiging om in de toekomst een kleine, onmiddellijke beloning te kiezen boven een grotere beloning. De dingen die op de lange termijn beter voor ons zijn, vormen op de korte termijn een belemmering. Een e-mail van een klant nu beantwoorden, een telefoontje, reageren op een LinkedIn bericht of je inbox openen is nu interessanter dan nu werken aan het boek dat je over een half jaar wilt publiceren of de website die aan het einde van dit kwartaal moet zijn afgerond.

Het urgentie effect

Het urgentie-effect is onze neiging om taken die we als urgent zien interessanter vinden dan de taken die niet urgent zijn, zelfs als de beloningen van de niet-urgente taak groter zijn. Met andere woorden, urgentie overtreft elke keer het belang. We werken regelmatig in de waan van de dag, in het kwadrant urgent-belangrijk van de Eisenhower matrix. Terwijl het beter is om vooral tijd te besteden aan de projecten die nog-niet-urgent zijn, maat wel belangrijk.

Het planningsbedrog

Het planningsbedrog is dat we de neiging hebben om de tijd te onderschatten die nodig is om een toekomstige taak te voltooien, ondanks dat we weten dat soortgelijke taken in het verleden langer hebben geduurd.

Bij het vastleggen van de einddatum van het tweede boek met de uitgever was ik uitgegaan van het eerste boek. De situatie was helemaal niet gelijk. Het was een ander soort boek, een parabel, ik moest het helemaal van nul schrijven en ik had nog niet eerder een parabel geschreven. Mijn planningsbedrog hier was dat ik dacht het in dezelfde tijd te kunnen doen terwijl het project niet gelijk was.

Dit doe ik nu om mijn doelen op tijd te behalen

Voor mijn overmoed bias werk ik aan de volgende maatregel. Ik ben wat pessimistisch over de acties die ik vandaag en morgen kan afronden. Wanneer ik de lijst met mijn drie belangrijkste acties voor vandaag opschrijf, schrijf ik alleen de acties op waar ik vertrouwen in heb dat ik ze ga afkrijgen. Meer acties komen er niet op. De keuze maak ik in de ochtend voordat ik mijn inbox open. Daarnaast heb ik de afspraak met mezelf gemaakt dat ik ze ook daadwerkelijk afgerond heb voor het einde van de dag.

De beste levenshouding is pessimisme op de korte termijn, maar optimisme op de lange termijn.

Philippe Van Parijs

Om het urgentie effect te verminderen verdeel ik grote (kwartaal en jaar) doelen in kleinere doelen die ik in een maand op de planning zet. Zo heb ik een vaste planning voor het schrijven van de boeken ieder kwartaal. Waarbij ik een planning maak aan het begin van het kwartaal, de eerste maand is voor het samenstellen en schrijven, de tweede maand voor de correcties en opmaak, de derde maand voor de drukker en verzending. Zo maak ik ieder onderdeel overzichtelijker en daarmee makkelijker te plannen.

Tegen het urgentie effect gebruik ik ook de dagelijkse lijst met de drie belangrijkste acties voor de dag. Dit dwingt me om te kiezen voor de dingen die echt belangrijk zijn voor mijn werk. Om dit te ondersteunen werk ik iedere dag met een focusblok van 10:00-12:00 om deze doelen af te ronden. De actie lijst voor de dag maak ik de avond ervoor of vroeg in de ochtend voordat ik de inbox heb geopend. In de inbox staan namelijk de urgente taken van een ander.

Om de nu bias te verminderen voeg ik in de loop van de dag geen acties toe aan deze lijst. Wanneer er iets voorbij komt wat ik ook moet doen dan schrijf dat op de lege A4 die naast me ligt en kijk aan het einde van de dag hoe ik met deze acties verder ga. Mocht het zo zijn dat er beslist een actie moet worden toegevoegd, het kan echt niet anders, dan kijk ik opnieuw naar de andere drie acties en bepaal welke acties voor vandaag van de lijst gaat. Een of meer van deze acties moeten worden verplaatst naar morgen.

Dit geeft mij een veel minder opgejaagd gevoel en ik rond veel meer de echt belangrijke en nog-niet-urgente doelen af.

Door afspraken en acties in het werken aan mijn bedrijf ook in de agenda te plannen zorg ik ervoor dat de agenda niet leeg lijkt wanneer ik een afspraak met iemand wil maken in de toekomst. Daardoor ben ik minder overmoedig over de ruimte die ik in de toekomst heb. Er is geen zee van ruimte waardoor ik eerder bewust ben dat ik nu moet werken aan het project dat aan het einde van het kwartaal afgerond wil hebben.

Ik ben niet goed in het registreren van de tijd die ik besteed aan projecten. Een goede registratie van wat ik werkelijk doe en dat analyseren kan me helpen voor een betere planning van toekomstige vergelijkbare plekken. Dit zou me helpen bij mijn planningsbedrog. Hier ben ik nog niet zo goed in, maar er moet ook wat te ontwikkelen blijven toch?

Wanneer jij een ondernemer wilt worden die de doelen op tijd af wil krijgen dan gaan deze tips je helpen. Wil je ze eenvoudiger en sneller realiseren? Dan kan ik je helpen. Neem contact met me op. Doe het nu als je eigenlijk weet dat dit een patroon is voor je.

Print Friendly, PDF & Email
Follow

About the Author

Erno is de businesscoach die ondernemers helpt om de lange termijn doelen sneller te realiseren. Ondernemers die het beter willen doen voor de planeet, maatschappij en zichzelf. Met zijn ondersteuning en tips helpt hij je dagelijkse doelen te kiezen zodat je de lange termijn doelen eindelijk gaat realiseren. Test zijn coaching een week lang gratis uit met deze code ERNOHANNINKWEEK op dit platform -> ga naar coach.me. Sluit je aan bij de community van ondernemers die iets bijzonders doen.