Doorgroeien door deze nieuwe rol in het bedrijf – de integrator

Door Erno Hannink | Keuzes

okt 21
integrator

Tijdens de eerste gesprekken die ik heb met een ondernemer wordt duidelijk dat ze heel hard en veel werkt. Ze werkt ruim 40 uur declarabel aan opdrachten voor en met klanten. Alle andere taken die belangrijk zijn voor het bedrijf doet ze ernaast.

Dat is logisch, want zo is ze het bedrijf begonnen en heeft ze het uitgebouwd: door het werk voor de klant te doen. Toen er meer collega’s bijkwamen om het werk te doen werd het steeds meer een worsteling voor haar om én het werk voor klanten te doen én te werken aan het bedrijf.

Ruimte voor afspraken met potentiële klanten en mensen in het netwerk is er nauwelijks nog. Daarnaast denkt ze voortdurend: wat als dit ook weer een opdracht wordt? Hoe moeten we die er dan bij doen? Het succes van het bedrijf brengt ook druk met zich mee.

Alle beslissingen voor de toekomst van het bedrijf en de meeste dagelijkse beslissingen worden door de ondernemer genomen. Ruimte om dieper over dingen na te denken is er nauwelijks. Als ze ‘s avonds naar huis gaat rondt ze opdrachten af en zoekt ze dingen uit voor de medewerkers. In het weekend wordt de administratie bijgewerkt.

Als ondernemer is ze onderdeel van het team. Een van de mensen die werkt voor de klanten. Tussen de mensen en gelijkwaardig, zo wil ze het graag.

Het wordt steeds lastiger om dit vol te houden. Het harde werken is geen probleem, maar doorgroeien wel. Ze zou niet weten hoe ze het bedrijf op deze manier verder kan uitbouwen. Meer uren werken gaat niet. 

In de overgang naar de volgende groeifase van een bedrijf zijn er een aantal dingen die moeten veranderen, onder andere de structuur van je organisatie.

De structuur die het bedrijf al heeft sinds je het begonnen bent werkt niet meer. Jouw gedachten en visie duidelijk communiceren naar iedere collega wordt steeds lastiger. Er lopen mensen weg naar een andere werkgever die voor het doorgroeien van je bedrijf heel waardevol zijn.

Een belangrijke stap in het voorbereiden voor de groei en impact is het opzetten van een organisatiestructuur rondom de kernfuncties die ieder bedrijf kent. De kernfuncties op een rij:

  • Verkoop en marketing 
  • Operatie
  • Financiën.

Verkoop en marketing
Hier wordt gezorgd voor de verkoop van jullie product en de communicatie in de markt.

Operatie
Hier wordt je product of dienst gemaakt en geleverd.

Financiën
Hier wordt ervoor gezorgd dat je ook betaald krijgt voor wat je geleverd hebt, voldoende en op tijd.

Zie je deze kernfuncties in jouw bedrijf?

Daarboven werkt de integrator. De persoon die ervoor zorgt dat de drie kernfuncties samenwerken. Dat de communicatie in het bedrijf en met het klant goed verloopt, zodat de doelen worden bereikt.

Als laatste is er de visionair. Dit is meestal de oprichter en ondernemer. De persoon met de ideeën en inspiratie. Zij komt altijd met nieuwe dingen. Ze is minder van de details.

Een kernfunctie kan niet worden ingevuld door twee verschillende persoon. Want wanneer twee personen verantwoordelijk zijn, voelt niemand zich verantwoordelijk. Op lastige momenten wordt dit meestal pijnlijk duidelijk: beide personen denken dat de ander het probleem heeft opgelost.

Jij bent vermoedelijk de visionair van het bedrijf. De afgelopen jaren heb je je in allerlei bochten gewrongen om te werken voor klanten en opdrachten tot een goed einde te brengen. Je moet zo goed mogelijk alle details rondom je collega’s organiseren en veel communiceren met iedereen om je visie door te geven.

Je hebt geleerd om niet telkens je nieuwste ideeën in de organisatie te gooien, omdat je collega’s daar onrustig van werden. Zij moeten nog wennen aan de laatste veranderingen die je hebt doorgevoerd, terwijl jij steeds onrustiger wordt door alle ontwikkelingen en veranderingen die je voorziet.

Steeds meer heb je de passie voor nieuwe dingen en ideeën onderdrukt, vaak onder het mom van tijdgebrek. 

Wat je eigenlijk vooral wilt doen is nieuwe ideeën opdoen, tijdens gesprekken in de markt. Je wilt nieuwe kansen ontdekken en mogelijke samenwerkingen opzoeken. Dat is ook precies wat je moet doen om door te groeien. Wil je met je bedrijf doorgroeien, dan wordt het tijd voor een ‘tweede persoon’ in de organisatie.

Wat gebeurt er wanneer jij niet aanwezig bent? Blijven dan de vragen openstaan en wachten je werknemers op een beslissing tot jij terug bent? Wie neemt de beslissingen bij opdrachten voor klanten?

Wie houdt het team op de planning? Wie zorgt ervoor dat het afgeronde werk wordt gefactureerd zodat je genoeg omzet hebt iedere maand?

Het wordt tijd om meer structuur in de organisatie te brengen met behulp van de drie genoemde kernfuncties.

Begin met duidelijk maken in het bedrijf wie de integrator is. 

Wie is de tweede persoon in het bedrijf die de beslissingen neemt? Wie zorgt ervoor dat het bedrijf doorgroeit wanneer jij niet aanwezig bent? Of wie zou dat moeten zijn?

De integrator aanstellen

  1. Bepaal wat de inhoud van de integratorfunctie is. Wat zijn de cruciale elementen van deze functie voor jullie bedrijf?
  2. Wie in je organisatie is geschikt voor deze functie? 
  3. Ga in gesprek met deze persoon, leg de structuur en de inhoud van de functie uit. Vraag of ze deze rol wil invullen in het bedrijf.
  4. Zo ja, communiceer dat binnen de organisatie, zodat iedereen weet dat de beslissingen nu grotendeels door haar worden genomen.

    Zo nee, vind extern de integrator voor jullie bedrijf.
  5. Wanneer de rol is ingevuld, stop met het direct benaderen van collega’s voor opdrachten. Dit organiseert de initiator vanaf nu. Wil je een opdracht uitgevoerd hebben in je bedrijf, organiseer het dan via de integrator. Zij kent de gevolgen van een opdracht voor de organisatie.

Wanneer je deze laatste stap vergeet, maak je de rol van integrator waardeloos. Jij dwarsboomt dan zelf de nieuwe structuur. Medewerkers zullen altijd ja tegen jou zeggen. Je bent nu eenmaal de eigenaar, al wil je zelf tussen de mensen staan. Jij bent de eigenaar en bent het langst werkzaam, dus jij zult het wel weten.

De integrator in je bedrijf maakt het mogelijk de volgende stap te zetten in het verder groeien. Ontwikkel deze rol samen met de medewerker die uiteindelijk de integrator ook wordt.

De namen voor de rollen in het bedrijf, integrator en visionair, heb ik uit het boek ‘Get a Grip’ van Gino Wickman en Mike Paton. Dit is een interessant boek waarin beschreven staat hoe je je bedrijf gestructureerd kunt inrichten met het Entrepreneurial Operating System. Hiermee ga ik de komende tijd samen met klanten experimenteren.

Wil jij ook aan de slag met duidelijk gestructureerde rollen in je bedrijf en kun je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact op.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij beslissingen voor meer resultaat zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 10 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno Volg de nieuwste artikelen via de RSS feed of via LinkedIn.