Vrijdag had ik een gesprek met twee managers, leden van het managementteam. In beide gesprekken ging het er op een bepaald moment over dat hun to-do-lijst vooral werd gebruikt als agenda voor het wekelijkse overleg met de ondernemer, wat veel frustratie opleverde.
De to-do-lijst was ondertussen zo lang geworden dat er bijna geen doorkomen meer aan was. Geen wonder ook dat er een aantal dingen meerdere keren opstonden.
Daarnaast had geen enkel actiepunt op deze lijst een einddatum. De verschillende actiepunten op de to-do-lijst hadden geen urgentie. Dat was niet het gevoel dat de ondernemer bij de medewerker zocht.
Het werd mij duidelijk dat de ondernemer hiermee vooral het proces verstoorde binnen het bedrijf. Er zijn zoveel acties die belangrijk en urgent lijken dat de medewerker niet weet wat ze als eerste moeten oppakken, terwijl ik de drie belangrijkste dingen die gedaan moesten worden duidelijk met deze managers had afgestemd.
Bij mijn klanten herken ik twee dingen die ervoor zorgen dat ze het standaardproces binnen het bedrijf verstoren:
1. Direct naar een medewerker
De ondernemer loopt met een vraag, taak of opdracht direct naar de collega die het werk moet gaan doen. Wanneer jij als ondernemer aan een medewerker vraagt of ze iets voor je kan doen, dan geeft ze dit uiteraard voorrang.
De taak die uitgevoerd moest worden kwam in je op en je dacht: laat ik hem snel doorgeven aan de persoon die uiteindelijk deze taak moet uitvoeren, zodat ik de rest van het bedrijf er niet mee stoor.
Wanneer je terugkijkt op vergelijkbare situaties in het verleden, ging er op dat moment waarschijnlijk iets anders mis in de planning. Jouw actie verstoorde één of meerdere opdrachten waar de medewerker in kwestie mee bezig was.
Natuurlijk gaat de medewerker niet met jou in discussie over haar planning, al zou dat wel handiger zijn. Jij bent tenslotte de baas en betaalt haar loon netjes iedere maand. Wanneer jij iets vraagt, krijgt dit nieuwe actiepunt van jou, 95 van de 100 keer voorrang. Terwijl er ‘even’ wordt gewerkt aan dit actiepunt, loopt een ander project voor een klant vertraging op.
Acties en ideeën in de todo lijst
Iets beter is het als je niet direct aan de werknemer vraagt of ze de taak kan uitvoeren, maar jouw nieuwe idee in de to-do-lijst van de werknemer zet. Dan kan zij het actiepunt oppakken wanneer zij er tijd voor heeft.
Het lastige is dat je je actiepunt heel kort moet omschrijven, omdat hij anders niet in de to-do-lijst past. Zo’n lijst moet namelijk bestaan uit korte en bondige actiepunten. Voor de medewerker is het dan meestal niet meteen duidelijk wat je wil dat ze doet.
Wat er nu gebeurt, is dat ze de taak ziet verschijnen in haar to-do-lijst. Ze gaat natuurlijk toch even lezen wat haar nieuwe actiepunt is, en vraagt zich vervolgens af wat je er precies mee bedoelt. Deze vraag blijft waarschijnlijk ergens in haar hoofd zitten totdat ze er antwoord op heeft gekregen. Er is tenslotte een nieuwe opdracht op haar to-do-lijst verschenen en ze weet nog niet welke prioriteit ze daaraan moet geven.
Dit heeft een aantal gevolgen:
- Ze is afgeleid van het werk dat ze aan het doen was voor de klant.
- Het is niet duidelijk wat ze moet doen.
- Haar to-do-lijst raakt vol met vage ideeën.
- Acties komen meerdere keren voor op de to-do-lijst, omdat er geen duidelijk overzicht is.
- Er is geen focus op de drie acties waarvan je van tevoren hebt vastgesteld dat die het belangrijkst zijn.
- Ze weet niet hoe belangrijk de opdracht die je haar hebt gegeven is voor de lange termijn van het bedrijf.
Het filter
De oplossing voor deze problemen is een filter. Een filter voor jouw ideeën, gedachten en opdrachten. Geen rem, maar een filter, zodat je zeker weet dat jouw belangrijkste ideeën ook werkelijk worden opgepakt en afgerond. Een filter dat zorgt voor focus en resultaat.
Dan Sullivan van Strategic Coach ontwierp hiervoor een geweldig document, The Impact Filter. Dit is een filter waarop jij alle informatie over jouw idee verzamelt voordat je het de organisatie in slingert.
Op een A4’tje staan een aantal punten die jou helpen in te schatten wat de prioriteit is van je project/vraag/idee, en het vervolgens goed over te dragen.
Onderdelen van het Impact Filter:
- Wat wil je bereiken? (Doel)
- Wat is het grootste verschil dat dit project gaat maken? (Belang)
- Hoe ziet het afgeronde project eruit? (Ideale uitkomst)
- Wat is het beste resultaat als je actie onderneemt?
- Wat het slechtste resultaat als je geen actie onderneemt?
- Wat is er gebeurd als het project is afgerond? (Succescriteria)
Er zijn een aantal voorwaarden voor het slagen van de invoering van het Impact Filter:
- Maak van alles een project.
- Verkoop het idee eerst aan jezelf met het filter. Ben je zelf niet voldoende overtuigd? Dan moet je je idee ook niet doorgeven aan je medewerkers.
- Geen filter, geen vergadering. Als iemand een vergadering wil inplannen, moet hij of zij altijd eerst een impactfilter hebben ingevuld.
- Er komt geen project het bedrijf in zonder dat er eerst een volledig impactfilter voor is ingevuld.
Vul het impactfilter in voor ieder nieuw idee dat je krijgt, bijvoorbeeld tijdens een reis, een moment van rust. Het invullen van dit filter kost ongeveer 30 minuten en je bespaart de organisatie er veel onrust mee.
Ik verwacht dat er veel ideeën niet eens de organisatie in zullen komen, omdat je zelf tot de conclusie bent gekomen dat ze niet waardevol genoeg zijn om de organisatie nu mee lastig te vallen. Wie weet komt dat later nog, maar nu is het niet nodig.
In plaats van een (goed) idee dat je krijgt snel door te schuiven naar een medewerker, wordt er met dit filter van je geëist dat je er iets langer en beter over nadenkt. En dan bedoel ik niet alleen over het idee zelf, maar ook over de verwachtingen die je hebt van het idee en van hoe je medewerkers ermee omgaan.
Heb je het impactfilter ingevuld en kom je tot de conclusie dat het idee dat je hebt belangrijk is voor je bedrijf, dan heb je nu gelijk een middel in handen waarmee je de ander direct duidelijk kan maken wat precies de bedoeling is en wat je verwacht.
Dit zorgt ervoor dat er minder vragen komen en dat de kans groter is dat je het resultaat krijgt dat je verwacht (delegeer de uitkomst, niet de taken).
Vergeet niet een deadline aan je project te koppelen. De belangrijkste taken voor deze maand en dit kwartaal spelen een belangrijke rol voor je deadline. Als een project heel belangrijk is voor het komende kwartaal, schuif dan gelijk een andere actie door naar het volgende kwartaal of de volgende maand.
Jij en je bedrijf gaan het verschil merken als je gebruik gaat maken van impactfilters. Geef het goede voorbeeld en laat zien wat het effect is. Laat de rest van je bedrijf pas gebruikmaken van impactfilters als je ze eerst zelf getest hebt.
Meer over het Impact Filter:
- Wat is een Impact Filter – Strategic Coach
- In de online winkel van Strategic Coach kun je het Impact Filter inclusief uitleg bestellen.
