Financiële informatie actueel en transparant voor je bedrijf

Door Erno Hannink | Keuzes

mrt 27
financiele-informatie-actueel-transparant-bedrijf

Een van de taken in mijn bedrijf die ik het liefste zo snel mogelijk uitbesteedde was de administratie. Herken je dit?

Het nadeel was echter dat ik er daardoor ook minder bij betrokken was en dat het gedoe gaf. In mijn geval deed M. de administratie, maar ik bleef wel de verkoopfacturen versturen en alle inkoopfacturen kwamen bij mij binnen.

M. is supernauwkeurig en wil er zeker van zijn dat ieder detail klopt. Hierdoor duurde het lang voordat ik inzicht kreeg in de cijfers, terwijl ik graag continu inzicht wilde hebben in hoe het er financieel voor stond.

Bij een aantal ondernemers viel me de afgelopen maanden op dat het voor hen ook een gedoe is om een een actueel overzicht van de financiën te krijgen. De persoon die verantwoordelijk is voor de administratie heeft het maken van een financieel overzicht er als taak bij gekregen omdat dat historisch zo gegroeid is. Maar als je op dit moment naar de organisatie kijkt, zie je dat deze taak niet het beste past bij deze persoon.

Ze doet haar werk goed, maar ze heeft er eigenlijk veel te weinig ruimte voor. Daardoor komt het regelmatig voor dat ze het in de avonduren of in het weekend moet doen. De administratie loopt altijd achter en een actueel overzicht is er niet. Regelmatig duurt het maanden voordat het duidelijk is hoe jouw bedrijf het vorige jaar financieel heeft afgesloten. Dit is onhandig voor het nemen van beslissingen met betrekking tot de toekomst van het bedrijf.

Facturen worden later verstuurd dan de bedoeling is. Late betalingen worden slecht opgevolgd. Wanbetalers krijgen alle ruimte. Voor goede beslissingen met betrekking tot de toekomst van je bedrijf is het belangrijk dat je continu actueel inzicht hebt in hoe het bedrijf er financieel voorstaat.

Zo is het belangrijk om te zien of je al een nieuwe medewerker kunt aantrekken die de verkoop kan ondersteunen. En of je bijvoorbeeld een investering kunt doen in je bedrijf voor de volgende fase.

Het is ook belangrijk om te ontdekken waar nog ruimte zit in je bedrijf. Sommige medewerkers halen bijvoorbeeld niet iedere week het verwachte aantal declarabele uren. Wanneer je dit op tijd signaleert kun jij deze medewerkers helpen om dit te verbeteren.

Door als ondernemer zicht te hebben op actuele resultaten en ze ook beschikbaar te maken voor iedereen in het bedrijf zie je samen wat het effect is van de veranderingen die je hebt doorgevoerd.

Moneybird

Dit is het tweede jaar dat ik met Moneybird werk. Om de week werk ik de administratie bij en met deze oplossing kost mij dat nauwelijks tijd.

Zo zijn de bankboekingen direct gekoppeld aan Moneybird. Iedere inkoopfactuur die binnenkomt kan ik rechtstreeks door (laten) sturen naar een speciaal e-mailadres, waardoor deze factuur automatisch binnenkomt in Moneybird. Daarnaast kan ik eenvoudig facturen uploaden.

Iedere bon van bijvoorbeeld tanken, eten of een boodschap kan ik fotograferen met de Moneybird app op mijn telefoon en deze komt rechtstreeks in de administratie.

Daarna is het eenvoudig om alle inkomende bonnen en facturen door te lopen en te controleren. Veel van de gegevens worden door Moneybird automatisch ingevuld op basis van mijn vorige acties bij deze boeking.

Wanneer ik een nieuwe debiteur moet toevoegen kan ik deze bijna altijd vinden via de koppeling met de KvK. Dan wordt ook alles overgenomen uit KvK en hoef ik alleen maar op opslaan te klikken.

Als laatste koppel ik dan de inkomende factuur of bon aan de boekingen van de bank en plaats hem in de kosten-categorie waarin hij past.

Factureren doe ik ook via Moneybird. Dit kan ook helemaal automatisch wanneer je klant een abonnement heeft.

Als er een betaling binnenkomt van een klant wordt deze in 80% van de gevallen automatisch gekoppeld aan de factuur in Moneybird. Dan verstuurt het systeem automatisch een e-mail naar de klant om hem te bedanken voor het feit dat de betaling is ontvangen.

Met deze oplossing kan ik eenvoudig en in minimale tijd de administratie bijhouden. Het voordeel is nu dat ik continu een actueel inzicht heb in hoe het er financieel voor staat. De boekhouder heeft ook direct toegang tot het systeem. In de eerste maand van het nieuwe jaar weet ik al hoe het afgelopen jaar is afgesloten.

Het bijhouden van de administratie is met oplossingen als Moneybird zo eenvoudig dat je het kunt overlaten aan een medewerker. Hierdoor hou jij weer meer ruimte over.

Met een oplossing als Moneybird heb je altijd en overal inzicht in de actuele cijfers van je bedrijf. Je weet altijd hoe het bedrijf er financieel voor staat. Het geeft uiteraard veel meer inzicht dan wanneer ik alleen naar mijn banksaldo zou kijken.

Wil je meer leren over Moneybird? Luister dan naar dit gesprek met Edwin Vlieg, oprichter van Moneybird -> > Met 30 medewerkers ontspannen ondernemen en groeien.

Noot: ik krijg geen vergoeding van Moneybird. Ik deel dit omdat ik het een goede oplossing vind voor ondernemers van MKB-bedrijven. Het is een middel dat actueel en transparant inzicht geeft in hoe je bedrijf ervoor staat, waardoor je betere keuzes kunt maken.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij beslissingen voor meer resultaat zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 10 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno Volg de nieuwste artikelen via de RSS feed of via LinkedIn.