Hoeveel informatie deel je met je team?

Door Erno Hannink | Keuzes

apr 08
hoeveel-informatie-deel-je-met-je-team

Deel je alles en ben je volledig transparant of ben je voorzichtig en wil je de mensen in je team niet te veel belasten? Hieronder leg ik uit waarom het delen van de financiële situatie van je bedrijf waardevol kan zijn voor jou en je team.

In de gesprekken met mijn klanten (de ondernemers) merk ik twee dingen over de financiële cijfers:

  • Ze doen meestal wat geheimzinnig over de cijfers.
  • Ze hebben zelf geen goed inzicht in en interesse voor de actuele cijfers. 

Herkenbaar voor je?

Deze twee dingen hebben natuurlijk met elkaar te maken. Wanneer je zelf niet druk bent met de cijfers, dit zoveel mogelijk overlaat aan de boekhouder en een gevoel hebt van ‘het ziet er goed uit en dat is voldoende’, dan is het delen van de cijfers ook lastig.

Kijk ook de video hierover:

Inzicht en rust met dit systeem

In de afgelopen paar jaar heb ik geleerd dat actueel inzicht in de cijfers veel vertrouwen en rust geeft. Ik weet iedere twee weken precies hoe ik ervoor sta en kan dit snel delen met anderen. De cijfers ken ik en de cash flow is duidelijk.

Voor een beter inzicht in mijn cijfers gebruik ik Moneybird, een online systeem waarmee ik eenvoudig mijn administratie bijhoud en direct inzicht hebt in informatie zoals hoeveel BTW ik moet betalen, wat het nettoresultaat is (per maand, kwartaal en jaar) en wat er op dit moment op de bankrekeningen staat.

Moneybird heb ik rechtstreeks gekoppeld aan mijn rekeningen bij Knab, zodat iedere boeking in Knab de volgende dag in Moneybird staat. Wat ik dan moet doen is de inkoopfacturen koppelen aan de mutaties op de bank. De verkoopfacturen verstuur ik vanuit Moneybird. Het is een intelligent systeem dat veel koppelingen van facturen met de bank automatisch maakt.

Om te voorkomen dat ik stuur op hoeveel geld er op de lopende rekening staat, maak ik gebruik van Profit First, waardoor ik een aantal bankrekeningen heb waarop telkens geld wordt gereserveerd voor verschillende uitgaven. Vanaf de inkomende rekening boek ik iedere twee weken geld over naar de andere rekeningen, die bedoeld zijn voor dingen als kosten, loon, belastingen en winst. Daarnaast heb ik een spaarrekening voor de BTW, zodat er ieder kwartaal voldoende is gereserveerd en ik dit probleemloos kan overmaken.

Het grote voordeel van dit systeem merkte ik een paar weken terug tijdens het bespreken van het slechtste scenario voor mijn gezin. Binnen een paar minuten wist ik wat mijn minimale kosten zijn per maand en wat er op de spaarrekeningen staat. Zo kon ik snel en eenvoudig uitrekenen hoe lang ik verder kan als ik nul inkomen heb, het slechtste scenario in deze crisistijd.

Door een gedegen systeem dat continu wordt bijgewerkt heb je als ondernemer altijd goed zicht op je financiële situatie en de cash flow. Dit maakt het eenvoudiger om in een crisistijd snel te reageren. Je ziet sneller wat de mogelijkheden zijn en hoe lang je ‘runway’ nog is, hoe lang je kunt overleven met het geld dat er nog is.

Informatie delen met je team

Wanneer je deze financiële informatie op een rij hebt kun je haar ook eenvoudig delen met je team. Welke voordelen heeft het delen van deze informatie met je team voor jou?

In de afgelopen jaren heb je een team van mensen opgebouwd. Je groeit langzaam maar zeker door van de startupfase (1-10 medewerkers) naar de rollercoasterfase (10-25 medewerkers). Je hebt een goed team en toch zijn er nog veel dingen die je alleen doet, omdat je het gevoel hebt dat jij de enige bent die ze kan of moet doen. 

Vooral wanneer het gaat over lastige beslissingen over de toekomst van je bedrijf en je team sta je er vaak alleen voor. Deze beslissingen en de verantwoordelijkheid komen volledig op jouw schouders te liggen.

Waarom? Er zitten goede mensen in je team die met je mee kunnen denken. Collega’s die je kunnen en willen helpen om plannen uit te werken en cijfers op een rij te krijgen, en die je graag willen ondersteunen om betere beslissingen te nemen.

Transparantie in een crisis

Ik ben een voorstander van het delen van je cijfers met je team. Geef ze inzicht in de actuele situatie en laat bijvoorbeeld zien hoeveel jij verdient. Veel mensen hebben het gevoel dat ondernemers veel verdienen. Terwijl de meeste ondernemers met wie ik werk juist het grootste deel van de winst van hun bedrijf investeren in het bedrijf en in het team. Het loon dat ze aan zichzelf uitkeren is vaak minimaal, en soms keren ze zelfs tijden geen loon uit aan zichzelf.

Zeker in deze crisistijd, die veel impact heeft op de omzet van de meeste bedrijven die ik ken, is meer inzicht geven in je cijfers beter voor iedereen. Wanneer je omzet significant daalt en lager is dan de kosten, wordt het iedere maand lastiger. De ondernemer kiest er dan voor om zelf in te leveren en doet er alles aan om de mensen te betalen voor het werk dat ze doen. 

Dit is een goed moment om aan je collega’s te vragen om met je mee te denken over oplossingen. De meeste mensen in je team hebben geen idee over de inkomsten en uitgaven van jouw bedrijf. Het enige waar ze zich druk over maken is hun eigen loon en of ze kunnen blijven werken. Dit is menselijk gedrag. We zoeken eerst veiligheid voor onszelf en ons gezin.

De informatie die de mensen in je team horen via de media, vertalen ze naar hun eigen situatie. Dit is niet de werkelijkheid van jouw bedrijf. Help je team door duidelijkheid te geven over hoe het ervoor staat en wat de verwachtingen zijn. Gebruik hierbij verschillende scenario’s, bijvoorbeeld het slechtste scenario en een scenario waarbij het op de middellange termijn weer wat beter wordt.

Met deze inzichten geef je je collega’s de ruimte om mee te denken en te helpen bij de acties voor de toekomst van je bedrijf, en de toekomst van iedereen die er werkt. Zo zijn ze niet alleen bezig met zichzelf, maar met het gehele team. Dit creëert nog meer saamhorigheid bij iedereen. “Samen gaan we dit doen.”

Met deze inzichten kunnen ze meedenken over wat ze zelf kunnen bijdragen om met het gehele bedrijf de crisis te overleven. 

  • Zijn ze misschien bereid om minder uren te werken voor een besparing op de loonkosten?
  • Zijn er mensen bereid om nu vakantie op te nemen en straks meer te werken, wanneer het juist heel druk wordt?
  • Zijn er mensen in je team bereid om hun vakantiegeld pas later op te vragen?
  • Welke mensen hebben het lastig omdat ze alles alleen moeten doen? Eenverdieners met jonge kinderen hebben het zwaar nu. Het is lastig voor ze om minder te verdienen terwijl ze meer tijd nodig hebben voor de kinderen. Ook zijn er misschien medewerkers van wie de partner in de zorg werkt en veel uren moet werken, waardoor ze zelf meer tijd nodig hebben voor de kinderen.
  • Welke medewerkers hebben genoeg financiële ruimte, waardoor ze een tijdje met minder inkomen kunnen?
  • Welke medewerkers kunnen niet zoveel uren werken als normaal omdat ze voor de kinderen, partner of familielid moeten zorgen? Tijdens de COVID-19-situatie zijn de meeste kinderen thuis. Veel kinderen hebben hulp nodig bij het volgen van de online lessen en bij het maken van huiswerk. 

Laat gerust de offers zien die jij brengt. Dit is niet de tijd om stoer te doen. 

Ik leerde veel van Tom van der Lubbe over hoe Viisi dit aanpakt uit dit gesprek: Medewerkers belangrijkste ook tijdens een crisis

Follow

About the Author

Er komen constant moeilijke beslissingen op je af. Je wordt continu in de onderneming gezogen. Je hebt weinig mensen die echt met je kunnen sparren en snappen hoeveel bordjes je als ondernemer probeert draaiende te houden. Erno houdt je bij de les, ik loods je door de prioriteiten en help je stap voor stap om de juiste beslissingen te nemen om uiteindelijke een gezonde groeimotor te bouwen zodat je bedrijf vanzelf loopt. Ik breng ervaring mee van meer dan 1000 klanten die exact met dezelfde vragen zitten. De ondernemers die ik help met lastige beslissingen, bouwen een duurzaam bedrijf, voor het team, de klanten en een gezonde winst. Drie dingen waarmee ik klanten help: – De juiste klanten aantrekkenNieuw product en snelStok achter de deur Lees meer over zijn diensten. Volg de nieuwste artikelen via e-mail (zie onderaan deze pagina) of de RSS feed.