De juiste mensen op de verkeerde positie

Door Erno Hannink | Keuzes

okt 15
verkeerde positie

Herken je dit? De beste verkoper in het bedrijf is gepromoveerd tot manager van de afdeling verkoop en marketing. Of: de beste teammanager in de productie is gepromoveerd tot hoofd operatie.

Of je zit in of rond de rollercoasterfase en je hebt nog geen echte afdelingen, en je beste en meest flexibele medewerker is ‘gepromoveerd’ tot de persoon die de manager is in jouw afwezigheid. 

In de overgang naar deze nieuwe functie heeft de manager weinig begeleiding gehad. Het werk waar ze het beste in is, is niet meer de kern van het werk. Nu is het managen van het team een belangrijk deel van haar dagelijkse werk geworden.

Deze overgang leek een logische stap op basis van de inzet van de afgelopen jaren: een promotie met leidinggevende taken en een bijpassende beloning. Wanneer je nu vooruitkijkt twijfel je of dit wel een goede beslissing was.

  • De taak waar dit personeelslid heel goed in is heeft te lijden onder haar managementactiviteiten. Ze presteert minder op bijvoorbeeld verkoop of helpt de klanten minder goed.
  • Voor de managementtaak is ze niet opgeleid, en ze is er om eerlijk te zijn ook niet in begeleid door jou. Hierdoor schiet ze nu tekort, en je twijfelt of ze het wel in zich heeft.

Hoe ziet de ideale organisatiestructuur er uit?

Voor een goede nieuwe start in jouw organisatie is het goed om te zien wat de ideale organisatiestructuur is. Wat zijn de kernfuncties in ieder bedrijf?

De 3 kernfuncties in je bedrijf zijn: verkoop/marketing, operatie en financiën.

  1. Je begint met de verkoop en marketing van je product. Dit is hoe je klanten krijgt.
  2. Vervolgens wordt het product gemaakt of de dienst geleverd (operatie).
  3. Ten slotte wordt de levering gefactureerd en de betaling geregeld.

Naast deze kernfuncties heb je nog twee functies die er meestal zijn in een bedrijf dat in de rollercoasterfase zit:

  1. De integrator – deze persoon is het plakmiddel in de organisatie en brengt harmonie tussen de bovengenoemde kernfuncties (uit het boek Get a Grip).
  2. De visionair – deze persoon heeft veel ideeën, is goed in het onderhouden van relaties en het behouden van de cultuur. Dit is meestal de oprichter (Uit Get a Grip).

Ter info: in een klein bedrijf worden verschillende functies door dezelfde persoon ingevuld.

De integrator noem ik vaak ook de tweede persoon in de organisatie. De visionair is een groot deel van de week buiten het bedrijf, bij klanten en netwerkbijeenkomsten. Zij werkt regelmatig met meerdere bedrijven en initiatieven tegelijk. Het is daarom belangrijk dat er een duidelijke tweede persoon in de organisatie is. Deze tweede persoon, de integrator, maakt keuzes als de visionair afwezig is en is het aanspreekpunt voor de rest van het bedrijf.

Als ondernemer en oprichter ben jij waarschijnlijk een visionair. Iemand die de grote lijnen ziet. De persoon die de kansen in de markt ontdekt en die de organisatie in brengt.

Als visionair heb je ondertussen waarschijnlijk gemerkt dat je niet echt van de details bent. Je hebt het geduld niet om opdrachten in detail tot een goed einde te brengen. Terwijl het ene project nog loopt zit jij met je hoofd alweer bij de volgende kans voor het bedrijf.

Tijdens de groei van je bedrijf heb je iemand aangesteld op een managementplek in het bedrijf. Daarmee ben je ervan uitgegaan dat het vanaf nu allemaal goed komt. Alles wat jij introduceert in de organisatie wordt opgepakt en ingevoerd door de manager(s).

Dat verwachtte je, maar nu merk je dat je nog steeds heel veel aandacht moet besteden aan de manager. Wanneer je voor een langere tijd minder tijd hebt voor het bedrijf, worden er geen nieuwe initiatieven gestart. Al het werk loopt door, maar nieuwe problemen worden niet opgepakt.

Wat verwacht jij van je integrator of tweede persoon?

De taken van een manager

De belangrijkste taken van een manager zijn: 

  • Leiderschap 
  • Management
  • Accountability 

Vaak kies je een van je werknemers om de rol van manager in te nemen. Plotseling zijn de werkzaamheden waar deze persoon heel goed in is niet meer haar belangrijkste taak. In de rol van manager is het haar taak om het team beter te maken, leiderschap te tonen en te staan voor de verantwoordelijkheden van haar team wanneer het niet goed gaat.

Bij de groei van je bedrijf ben je mensen om je heen gaan verzamelen die je helpen om meer producten en diensten te leveren bij de klanten. Aangezien jouw werk direct gekoppeld is aan omzet, blijf je meewerken in het werk voor klanten. 

Naast dat je hard meewerkt in het bedrijf ben jij de visionair. Je hebt veel kennis van de markt en je hebt contact met de belangrijkste (potentiële) klanten. Hierdoor zie je ontwikkelingen die anderen in het bedrijf niet zien.

Door de combinatie van hard meewerken en je werk als ondernemer heb je helemaal geen tijd om je te bemoeien met de ontwikkeling van de mensen. Dat moeten ze zelf doen. Dat zit in je. Toch?

De werkzaamheden veranderen

Wanneer je bij de groei van je bedrijf je beste medewerkers promoveert tot een managementrol, is het goed om vooraf te ontdekken of ze die rol wel aankunnen. De expertise die gevraagd wordt verandert. Er worden andere dingen van een werknemer verwacht op het moment dat ze de rol van manager aanneemt.

Als jij verder wilt groeien met je bedrijf, is het belangrijk dat jij als eerste verandert. Je moet de manager(s) de ruimte geven om zich te ontwikkelen in hun nieuwe rol. Ze hebben training en begeleiding nodig. Dat kost tijd en geduld.

Daarnaast moet jij de rol van manager loslaten. Het is belangrijk dat jij stopt je te bemoeien met het team van deze manager, ook al ben je de oprichter van het bedrijf en weet je het beter. Dit team is nu de verantwoordelijkheid van de nieuwe manager. 

Wanneer je telkens inspringt, ook al is het met de beste bedoelingen, kan de manager zich niet ontwikkelen. Zij doet haar werk op een andere manier dan jij, en dat is prima.

Om de manager te kunnen helpen moet jij ook nieuwe kwaliteiten ontwikkelen als leidinggevende. Je moet vooral aandacht geven aan de manager, zodat ze zich in deze rol kan ontwikkelen.

Laat het team los en focus je op de manager. Zo zet je een stap richting de rollercoasterfase.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij beslissingen voor meer resultaat zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 10 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno Volg de nieuwste artikelen via de RSS feed of via LinkedIn.