De keuze voor een beter evenement

Door Erno Hannink | Keuzes

feb 21
de-keuze-voor-een-beter-evenement

Vandaag, vrijdag 21 februari, is het zover. Na weken van voorbereiding komen vanmiddag een aantal ondernemers bij elkaar om te leren van andere ondernemers.

In september 2019 organiseerden we het eerste 4B-evenement. Voor dit eerste evenement hadden we drie toffe ondernemers uitgenodigd om hun verhaal te delen. Het waren mooie verhalen en de ondernemers in de zaal hebben beslist dingen geleerd uit deze presentaties.

Wat ik miste deze middag was een blijvende connectie tussen de ondernemers onderling. De sprekers gaven veel inspiratie om dingen te veranderen in je bedrijf, maar wat ik gemerkt heb, is dat er weinig is verandert voor de ondernemers na het evenement.

Mijn doel was en is om ondernemers samen te brengen zodat ze elkaar kunnen helpen bij vragen en uitdagingen. We hadden een aantal momenten ingebouwd om te netwerken, maar die waren zo kort dat er niet echt contact werd gemaakt. De borrel was voor de helft van de deelnemers het teken om direct naar huis te gaan.

Dat moet anders kunnen

Na een tip via Twitter heb ik het boek The Art of Gathering van Priya Parker gelezen. Want mensen samenbrengen en voor de deelnemers iets waardevols neerzetten is een kunst. De auteur is expert in conflictsituaties en brengt in haar werk mensen samen om van elkaar te leren en conflicten op te lossen. Ze is ondertussen een echte expert in mensen samenbrengen en er een waardevolle beleving voor de deelnemers van maken.

Tijdens het vorige 4B-evenement haakten in de laatste dagen meerdere mensen af, ook al hadden ze de factuur voor deelname voldaan. Een van de dingen die ik leerde van Priya was dat het evenement al begint voordat de mensen samen zijn. Je kunt ze al betrekken en in de juiste sfeer van het evenement krijgen.

Het begint bij het duidelijk maken van het doel van de samenkomst. Wat wil je bereiken voor de deelnemers? Wat wil je dat ze meenemen na het evenement? Met haar tips heb ik de pagina van het evenement steeds verder aangescherpt (hier vind je deze pagina 4B-evenement).

Door de inhoud van deze pagina weten de potentiële deelnemers wat ze mogen verwachten aan waarde. Ze zien welk type ondernemers er komt. Ze leren ook waarom ik het evenement organiseer. Wat ik veel zie is dat er een soort standaardvorm is voor de bijeenkomst en dat de bijeenkomst meer voor de organisator is dan voor de gasten. Bij de opening van een nieuw pand is er bijvoorbeeld een receptie en wordt het evenement vooral gebruikt om promotie te maken. De deelnemers komen uit beleefdheid, maar houden er geen bijzondere herinnering aan over. Hier kun je zoveel meer mee doen.

Heel slim vind ik de manier waarop Priya de deelnemers voordat ze binnen zijn betrekt bij het evenement. Ze stuurt alle deelnemers een werkboekje met een aantal vragen die passen bij het doel van het evenement. In het werkboekje staan ook een aantal spelregels, zodat de deelnemers weten hoe ze werken met elkaar tijdens het evenement. De deelnemers die zich hebben aangemeld investeren daarmee al tijd en aandacht in het evenement, waardoor de kans kleiner wordt dat ze afhaken.

De antwoorden die Priya ontvangt van de deelnemers gebruikt ze tijdens de opening van het evenement om mensen direct te raken en bij het evenement te betrekken. De reacties van de deelnemers gebruikt ze verder om de discussie op gang te brengen en te begeleiden, zodat het beoogde doel wordt bereikt. Ze speelt een actieve rol als organisator.

Verder heb ik in het boek gezien wat het effect is van persoonlijke verhalen bij samenkomsten. Dit ga ik vanmiddag gebruiken. Niets verbindt mensen meer dan verhalen. De kunst is om ervoor te zorgen dat de deelnemers bereikte resultaten en hun cv achterwege laten. Het is geen wedstrijd wie de beste ondernemer is. Sterker nog: dit soort zelfpromotie zal een open uitwisseling in de weg staan.

Bij binnenkomst koppel ik mensen aan elkaar. We beginnen stipt om 13.00u, doordat ik met een kort persoonlijke weetje iedereen voorstel aan de groep. Aansluitend vraag ik de deelnemers een persoonlijk verhaal te delen dat nog niet veel mensen hebben gehoord. Ik begin dit gedeelte zelf, door zelf een persoonlijk verhaal te delen.

Daarna gaan we verder met vragen die aansluiten op de vragen uit het werkboek en de reacties die ik van iedereen heb ontvangen. Ter voorbereiding heb ik een tiental vragen opgeschreven. Dit allemaal om de ondernemers hun grootste worsteling van dit moment te laten delen met een groep die ze nog niet eerder ontmoet hebben.

De ondernemers schrijven hun grootste worsteling op en de andere deelnemers krijgen aansluitend de tijd om vragen te stellen ter verduidelijking. Wanneer we alle worstelingen duidelijk hebben is het tijd om ideeën en inzichten te delen die deze ondernemer kan gebruiken om het probleem op te lossen.

Goed afsluiten

In het boek The Art of Gathering wordt ook duidelijk dat het einde van het evenement net zo belangrijk is als de opening. Dit zijn de momenten die door de deelnemers het best worden onthouden. De eerste en laatste 5% van je bijeenkomst.

In tegenstelling tot de vorige keer gebruik ik de ‘borrel’ vanmiddag om samen af te sluiten. Die is nu niet meer achteloos aan het einde van het evenement geplakt, maar hij is nu in het evenement geïntegreerd. Dit is hét moment om nog even met elkaar na te praten en ervaringen uit te wisselen.

Dan gebruik ik dit moment om het evenement bewust af te sluiten. Zodat iedereen op tijd naar huis kan en weer in de gewone wereld stapt van telefoontjes, WhatsApp-berichten en e-mails.

In mijn hoofd wordt dit een heel waardevol en warm evenement, waar de ondernemers zich kwetsbaar opstellen en daardoor veel leren van de andere ondernemers. Ze gaan naar huis met nieuwe relaties en inzichten die ze gaan toepassen in hun bedrijf. Veel meer actie dan inspiratie.

Dat is in mijn hoofd.
De spanning zit in mijn buik op dit moment. Ik ben benieuwd of het ook werkelijk zo uitpakt vanmiddag.

Organiseer jij wel eens een evenement en wil je daar meer waarde geven aan de deelnemers?
Dan kan ik je het boek The Art of Gathering van harte aanbevelen.

Follow

About the Author

Er komen constant moeilijke beslissingen op je af. Je wordt continu in de onderneming gezogen. Je hebt weinig mensen die echt met je kunnen sparren en snappen hoeveel bordjes je als ondernemer probeert draaiende te houden. Erno houdt je bij de les, ik loods je door de prioriteiten en help je stap voor stap om de juiste beslissingen te nemen om uiteindelijke een gezonde groeimotor te bouwen zodat je bedrijf vanzelf loopt. Ik breng ervaring mee van meer dan 1000 klanten die exact met dezelfde vragen zitten. De ondernemers die ik help met lastige beslissingen, bouwen een duurzaam bedrijf, voor het team, de klanten en een gezonde winst. Drie dingen waarmee ik klanten help: – De juiste klanten aantrekkenNieuw product en snelStok achter de deur Lees meer over zijn diensten. Volg de nieuwste artikelen via e-mail (zie onderaan deze pagina) of de RSS feed.