Kortermijnbeslissingen verbeteren – 7 concrete tips

Door Erno Hannink | Kortetermijnbeslissingen

sep 07

Een deel van de vragen die op je afkomen geven je het gevoel dat je snel moet reageren. Denk aan vragen via WhatsApp of van mensen die je kantoor binnenlopen. De manier waarop de vraag gesteld wordt roept als vanzelf urgentie op.

Daarnaast herken je misschien het gevoel dat je mensen snel verder wilt helpen zodat zij weer aan het werk kunnen. Net als het gevoel dat een klant met een vraag snel antwoord moet krijgen. Je wilt een goede manager en partner zijn. Snel reageren lijkt belangrijk, terwijl niet alles zo urgent is als het lijkt. 

Voordelen van snel reageren zijn bijvoorbeeld:

  • de beslissing is uit jouw gedachten en van je actielijst;
  • de ander kan verder;
  • je bedrijf wordt als klantvriendelijk ervaren;
  • je haalt klanten binnen met een snelle reactie.

Enkele nadelen van snel reageren:

  • je wisselt continu van taak, dit gaat ten koste van je focus;
  • je belangrijkste doelen lijden onder de kortetermijnbeslissingen;
  • degene die het hardste roept krijgt de meeste aandacht;
  • klanten en medewerkers die stil zijn lopen weg;
  • het werk komt niet af;
  • je ontwikkelt een verwachting bij anderen dat je altijd snel reageert;
  • mensen gaan niet zelf op zoek naar antwoorden of een oplossing. 

Als je snel reageert is het voor mensen eenvoudiger om jou een vraag te stellen dan zelf door te denken. Een van de belangrijkste manieren om de kortetermijnbeslissingen in je bedrijf te verbeteren is door ze zoveel mogelijk door anderen te laten nemen. Hierdoor word jij minder gestoord en heb je meer ruimte voor de vragen die jouw aandacht nodig hebben.

Wat zijn kortetermijnbeslissingen?

Voorbeelden van kortetermijnbeslissingen zijn:

  • een klant heeft een klacht, moet ik een tegemoetkoming aanbieden?
  • een klant wil iets bestellen wat ik normaal niet lever, ga ik dit leveren?
  • ik moet afspraken inplannen, wie ga ik bezoeken?
  • ik heb een aanvraag voor een offerte, ga ik de offerte maken of niet?
  • ik ben bezig met de planning voor mijn dag, welke drie belangrijkste acties ga ik vandaag doen?
  • de voorraad raakt op van een product, hoeveel moet ik bijbestellen?
  • een medewerker is ziek, hoe gaan we het werk verdelen?

Veel beslissingen lijken op kortetermijnbeslissingen maar zijn beter om te veranderen in automatische beslissingen. Enkele beslissingen waar je beter een gewoonte van kunt maken:

  • wanneer lees en reageer ik op e-mails?
  • wanneer bekijk ik de socialmediakanalen?
  • hoe reageer ik wanneer iemand met een vraag komt?
  • wanneer bezoek ik klanten?

Door beslissingen te automatiseren en er een proces voor te ontwikkelen zorg je ervoor dat je steeds minder in het moment hoeft te besluiten. Je volgt gewoon het proces. Bijvoorbeeld, Iedere dag begin je om 11.00 met je e-mail te lezen en reageer je voor 12.00. Vragen die binnenkomen schrijf je eerst op een A4, om er later een besluit over te nemen.

Minder urgentie

Als ondernemer is het belangrijk dat je vooral werkt in het kwadrant niet-urgent / belangrijk van de Eisenhowermatrix. Dit geldt voor kortetermijn- en langetermijnbeslissingen. Wanneer er een te grote tijdsdruk op de beslissing ligt val je terug op bekende patronen en biases, die niet per se tot de beste beslissing leiden.

Het gaat er niet om dat je iedere beslissing snel en zelf neemt. Het belangrijkste is dat je als bedrijf een goede beslissing neemt, niet per se de beste, en dat je de verwachtingen stuurt door te communiceren.

7 tips om minder in de waan van de dag te werken:

  1. Wanneer je een vraag krijgt, moet je altijd snel een eerste korte reactie geven, waarin je zegt wanneer je antwoord gaat geven. Dit geeft duidelijkheid en rust bij de ander. Soms lost hiermee de vraag zich zelfs al op, omdat de vragensteller zelf een antwoord gaat zoeken. Daarnaast geeft het duidelijkheid over wanneer iets echt urgent is als je een reactie terugkrijgt dat jouw voorstel niet snel genoeg is. 
     
  2. De vraag voor jezelf opschrijven, zoals ik hierboven al noemde, helpt je om de aandacht te behouden bij het werk waar je nu mee bezig bent. Door hem op te schrijven belast hij minder je brein, hij is ‘uit je hoofd’.
  3. Ontwikkel regels zodat de mensen in je team zelf goede beslissingen kunnen nemen zonder dat ze jou telkens om advies en antwoorden hoeven te vragen. Je kunt bijvoorbeeld een maximum bedrag vastleggen waarvoor de mensen in je team zelf kunnen besluiten hoe ze een klacht afhandelen.
  4. Schrijf op met welke klanten je werkt en wat je precies doet. Dit voorkomt veel vragen van zoekers die jij niet gaat helpen.
  5. Deel telkens weer de visie en richting van je bedrijf met iedereen. Wat is het dat jullie willen bereiken? Dan wordt het voor de mensen in je team eenvoudiger om zelf te besluiten of iets in lijn ligt met de visie, of dat je juist geen offerte moet sturen omdat de klant niet past.
  6. Maak een planning voor het kwartaal, de maand, de week en de dag met telkens de drie belangrijkste doelen voor die periode. Dit geeft snel inzicht in welke vragen je echt zelf moet beantwoorden vandaag.
  7. Werk met een planning op papier en blokken in je agenda en werk niet vanuit je inbox.
Print Friendly, PDF & Email
Follow

About the Author

Erno is de businesscoach die ondernemers helpt om de lange termijn doelen sneller te realiseren. Ondernemers die het beter willen doen voor de planeet, maatschappij en zichzelf. Met zijn ondersteuning en tips helpt hij je dagelijkse doelen te kiezen zodat je de lange termijn doelen eindelijk gaat realiseren. Test zijn coaching een week lang gratis uit met deze code ERNOHANNINKWEEK op dit platform -> ga naar coach.me. Sluit je aan bij de community van ondernemers die iets bijzonders doen.