Hoe krijg ik meer belangrijke acties gedaan?

Door Erno Hannink | Keuzes

sep 02
Hoe krijg ik meer belangrijke acties gedaan?

In mijn dagelijkse gesprek met Gwen, mijn buddy, kwam ter sprake dat ze voor haar e-mail een vakantiemelding had ingesteld. “Het is lekker rustig nu de vakantiemelding is ingesteld. Eigenlijk wil ik dit altijd wel,” zei ze. En dat kan.

Doordat het zo lekker rustig is tijdens de vakantie en de vakantiemelding haar het gevoel geeft dat ze niet alle vragen die ze krijgt snel hoeft te beantwoorden, ontstaat er rust en ruimte. Vooral in haar hoofd, want de e-mails komen wel binnen, maar ze kan er later naar kijken. Lees verder hoe je ervoor zorgt dat klanten “late” reacties accepteren.

Leer je klanten hoe je werkt

Vragen van klanten beantwoord ik in bijna alle gevallen binnen 24 uur. Bij andere vragen kan het langer duren voor ik antwoord geef, afhankelijk van de acties die al in de weekplanning staan en het aantal afspraken dat ik heb.

Wanneer je direct reageert op een e-mail, leer je mensen dat ze direct een reactie van jou kunnen verwachten. De volgende keer verwachten ze deze dan ook snel.

Wanneer je binnen een bepaalde tijd reageert, bijvoorbeeld binnen 24 uur, en je bent hier duidelijk over, weten mensen dat ze bij jou niet direct een reactie krijgen, omdat je bewuste keuzes maakt.

“Train je klanten en relaties over jouw reactiesnelheid, anders trainen anderen jou.”

Erno Hannink

Deel op Twitter

Door bewust te kiezen om niet direct te reageren op vragen heb ik mezelf meer ruimte gegeven om de drie belangrijkste acties van mijn lijst rustig af te werken.

Een actielijst die werkt

Enkele dagen geleden zag ik onderstaande tweet voorbij komen.

Dit is totaal onlogisch en onnodig.

De actielijst van een dag maak ik de avond van te voren of ’s ochtends op de dag zelf.

Dan weet ik wat mijn drie belangrijkste acties voor de dag zijn. Aan deze drie acties kunnen geen nieuwe belangrijke acties worden toegevoegd.

Uiteraard krijg ik ook e-mails die zo snel mogelijk een actie van mij nodig hebben. Soms komt er ook een actie uit een telefoongesprek. Deze acties zet ik zelden op mijn actielijst voor vandaag. Alleen als het om een heel kleine actie gaat en ik haar binnen vijf minuten kan afhandelen, wil ik de actie er nog weleens op zetten.

Wanneer er een actie wordt toegevoegd die echt belangrijk en urgent is, moet een van de andere drie acties worden doorgeschoven naar morgen. Sinds ik de methode gebruik waarbij ik mijn actielijst opstel op basis van de drie belangrijkste dingen die gedaan moeten worden op een dag, is dit twee keer nodig geweest.

Werk eerst aan je eigen acties

Wil je ervoor zorgen dat je de belangrijkste acties ook werkelijk uitvoer? Dat is eenvoudig; voer deze drie acties als eerste uit en ga pas iets anders doen als je ze af hebt.

Begin daarna pas met de andere, kleinere acties, of beter nog: stop nu met werken. Het belangrijkste werk voor vandaag heb je tenslotte al gedaan. Zo bouw je meer rustmomenten in en krijg je toch veel gedaan (500 acties voor een beter bedrijf).

Iedere ochtend begin ik met een uur zelfontwikkeling, door Twitter- en LinkedIn-reacties te  beantwoorden, een leerzame video kijken of te lezen in een boek. Daarna schrijf ik een artikel en publiceer ik het op ernohannink.nl. Dan begin ik aan mijn drie belangrijkste acties voor de dag. 

Wanneer ik een afspraak heb met een klant vroeg in de ochtend, dan schrijf en publiceer ik in ieder geval het artikel voordat ik vertrek. Social media en het lezen in de ochtend vervalt op deze dagen.

Nieuwste hulpmiddel om meer gedaan te krijgen

Mijn nieuwste hulpmiddel om de belangrijkste acties af te ronden en uitstelgedrag met de telefoon te vermijden is de Zen-modus op mijn telefoon.

De Zen-modus zet mijn telefoon voor 20 minuten in een stand waarin ik hem niet kan gebruiken. Er komen geen oproepen binnen, ik kan niet bellen, appen of andere dingen doen op mijn telefoon. Ik kan alleen nog het alarmnummer bellen.

Dit werkt als een trein. Soms gebruik ik de Zen-modus wel vijf keer achter elkaar. Daarnaast leg ik mijn telefoon uit het zicht. Vaak hoef ik hem alleen maar achter het scherm van mijn laptop te leggen om hem niet meer voortdurend te controleren.

Dit alles helpt mij om mijn belangrijkste acties gedaan te krijgen en meer rust in te bouwen. Meer acties op mijn lijst zetten levert niet veel meer resultaat op, maar wel meer drukte.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij zelfzuchtige beslissingen voor meer vrijheid zodat ze door het groeiplafond breken zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 8 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno