Hoe krijg je meer initiatief van je medewerkers?

Komt dit je bekend voor? Een aantal mensen in je team komen met een probleem bij je. Je luistert naar ze en ziet het probleem nu ook. Nu ga je op zoek naar een oplossing voor het probleem.

Na enkele dagen stel je de oplossing voor en wordt deze oplossing getest. Na enkele weken vraag je hoe het team de oplossing heeft ervaren. De oplossing blijkt goed te zijn, maar je team heeft andere problemen met de oplossing.

Je gaat de feedback analyseren en komt met een alternatief of probeert de oplossing aan te vullen of te veranderen. Jij blijft bezig met het probleem en dat is niet wat je wilt. Je hebt genoeg andere onderwerpen die je wilt oppakken.

Wat je zou willen is dat je medewerkers zelf met oplossingen zouden komen, met voorstellen voor hoe het anders kan, met een idee dat ze kunnen testen. Dat ze gaan inzien dat jij het ook niet allemaal weet.

Je werkt op dit moment vooral op het laagste niveau van delegeren, terwijl je dat helemaal niet wilt. Hieronder vind je de verschillende niveau’s van delegeren. 

In deze podcastaflevering van Bryan Harris ontdekte ik de vijf niveaus van aansturen van Michael Hyat. Je leest er hier over: The Easier Way to Delegate for Perfect Results (op de site van Hyat).

5 niveau’s van delegeren

1. Doe wat ik zeg. Doe precies wat ik zeg, wijk niet af van mijn instructies. Ik heb de opties al onderzocht.
2. Onderzoek en deel de resultaten. Jij onderzoekt mogelijke oplossingen en komt daarmee bij mij terug. Samen bespreken we de opties en maken we/maak ik de keuze.
3. Onderzoek en doe een voorstel. Jij onderzoekt, geeft de verschillende opties en een geeft aan wat volgens jou de beste optie is. Leg vooral je keuze goed uit, laat merken dat je alle kanten bekeken hebt. Als ik het met je eens ben, dan ga ik akkoord en zetten we de volgende stap.
4. Beslis en informeer. Jij neemt de beslissing en informeert mij. Ik vertrouw e op dat jij onderzoek hebt gedaan en de verschillen hebt beoordeeld, de beste keuze hebt gemaakt en mij op de hoogte houdt.
5. Werk zelfstandig. Jij neemt zelf beslissingen en je hoeft niet aan mij te rapporteren over je keuzes. Ik vertrouw je volledig en je hebt mijn ondersteuning.

Wanneer jij het onderzoek doet, de keuzes maakt en daarna het werk overdraagt aan je team, werk je dus op het laagste niveau met je medewerkers. Als je op dit niveau verwacht dat medewerkers zelf initiatief tonen en met voorstellen komen, kun je lang wachten.

Door het voorwerk zelf te doen en daarna opdrachten te geven aan je team ontwikkel je mensen die niet meedenken. Ze gaan geen initiatief tonen en houden ideeën voor zichzelf. Ze zien jou als alwetend en trekken hun eigen ideeën in twijfel.

Wil je dat je team zelf actie onderneemt, met voorstellen komt en ideeën uitwerkt, neem dan zelf de juiste plek in op deze vijf niveaus van aansturen. Zeg ook op welk niveau je verwacht dat ieder lid van het team acteert. Ze kunnen jouw gedachten niet lezen. Wees duidelijk en gebruik deze vijf niveaus. 

Wat hierbij helpt is vooral vragen stellen. Vragen als:

• Wat heb je nodig?
• Wie kan je daarbij helpen?
• Hoe ga je dit doen?
• Wat is volgens jou een betere oplossing?
• Hoe kun je dit verbeteren?