Meer resultaat uit je overleg en vergadering

Door Erno Hannink | Keuzes

sep 11
Meer resultaat uit je overleg en vergadering

Bij een aantal klanten heb ik verschillende overleggen bijgewoond. Wat me opviel was het strakke regime van die overleggen. Er was een vaste volgorde, er was een agenda en er werden lijstjes afgewerkt.

Terug naar de kern. Wat is jouw doel voor het wekelijkse of maandelijkse overleg?

Je wilt iedereen helderheid geven over de belangrijkste doelen of actie(s) voor de komende tijd. Je wilt de visie van het bedrijf verduidelijken, zodat iedereen weet wat het belangrijkste is wat jullie te doen hebben en wat de visie is op basis waarvan jullie dit doen.

Dit kan zonder een saaie vaste agenda die zo snel mogelijk wordt doorlopen om zo veel mogelijk acties af te strepen van de lijst.

Wanneer het overleg grotendeels bestaat uit actielijsten afwerken met je collega’s, wat is dan het niveau van delegeren naar deze mensen?

Delegeren

Hier nog eens de vijf niveaus van delegeren:

  1. Doe wat ik zeg. Doe precies wat ik zeg, wijk niet af van mijn instructies. Ik heb de opties al onderzocht.
  2. Onderzoek en deel de resultaten. Jij onderzoekt mogelijke oplossingen en komt daarmee bij mij terug. Samen bespreken we de opties en maken we/maak ik de keuze.
  3. Onderzoek en doe een voorstel. Jij onderzoekt, geeft de verschillende opties en een geeft aan wat volgens jou de beste optie is. Leg vooral je keuze goed uit, laat merken dat je alle kanten bekeken hebt. Als ik het met je eens ben, ga ik akkoord en zetten we de volgende stap.
  4. Beslis en informeer. Jij neemt de beslissing en informeert mij. Ik vertrouw erop dat jij onderzoek hebt gedaan en de verschillen hebt beoordeeld, de beste keuze hebt gemaakt en mij op de hoogte houdt.
  5. Werk zelfstandig. Jij neemt zelf beslissingen en je hoeft niet aan mij te rapporteren over je keuzes. Ik vertrouw je volledig en je hebt mijn ondersteuning.

Wanneer je een overleg hebt met de managers van het team is het goed om te ontdekken waar ze mee worstelen. Hoe kun jij ze beter helpen?

Met een beetje inzet heb je iedere dag een heel korte actielijst met de drie belangrijkste dingen die je te doen hebt (lees ook planning die werkt). Wanneer je ervaart dat deze focus werkt, snap je dat deze focus ook belangrijk is voor je collega’s.

Zij hebben ook een lijstje nodig met niet meer dan de drie belangrijkste acties voor deze week en iedere dag een overzicht van de drie belangrijkste dingen voor die dag. Dé acties die je bedrijf het meeste vooruit brengen.

Wat zie ik in het overleg gebeuren? Er is een agenda, er wordt gevraagd naar ingebrachte onderwerpen, er is een actielijst en om af te ronden is er een rondvraag. 

De voorzitter heeft het woord en houdt zo veel mogelijk vast aan de agenda. De overige deelnemers reageren op de onderwerpen waar ze bij betrokken zijn. Ze vertellen wat de status van een bepaald onderwerp is en of er acties zijn afgerond. Vaak komen er ook nog een of twee acties bij voor iedere deelnemer.

Geeft dit jouw team energie? Na de vergaderingen waar ik bij mocht zitten zag ik de deelnemers niet met nieuwe energie naar buiten stormen, hongerig om de drie belangrijkste acties voor vandaag af te ronden.

Voor de meeste deelnemers voelt het overleg als een verplicht nummer. Het haalt ze vooral weg bij het belangrijkste werk dat ze vandaag te doen hebben, met als bonus dat ze er nog een paar nieuwe acties bij krijgen.

En je hebt het overleg juist ingevoerd omdat je beter wilt communiceren met de mensen in je team. Je wilt ze op de hoogte brengen van wat er speelt en wat er in het team speelt.

Herken je dit?

  • Wanneer een discussie iets te verhit wordt, wordt er geprobeerd die discussie zo snel mogelijk te sussen, om hem op een ander moment weer op te pakken in een kleinere samenstelling.
  • Soms worden er rake uitspraken gedaan over collega’s. Hierbij doen de andere deelnemers vooral alsof ze niets gehoord hebben.

Maar discussies en actief luisteren naar hoe iedereen denkt over bepaalde onderwerpen vormen mede de cultuur binnen een bedrijf. Zo’n overleg is hét moment om gevoelens over de uitvoering, afspraken of beslissingen naar boven te krijgen. Zo hoort en ziet iedereen wat jouw visie is en wat je verwachtingen zijn.

Ander overleg

Een goed overleg heeft meer effect wanneer er maar één onderwerp aan bod komt. Kijk naar de drie belangrijkste acties voor deze week of deze maand.

Bepaal samen welk onderwerp de aandacht van het team nodig heeft, over welk onderwerp er vragen zijn. Ga dan met elkaar in gesprek om te ontdekken hoe je het gewenste resultaat kunt bereiken. Wat moet er gebeuren om dat resultaat te bereiken? Wie heeft hulp nodig? Wat wordt er van jou gevraagd?

Wil je een bedrijf waarin jij telkens moet komen met ideeën, die de mensen in je team vervolgens moeten uitvoeren? Of wil je een team dat zelf met ideeën komt voor betere oplossingen voor klanten?

Kijk nog eens naar het bovenstaande overzicht van de niveaus van delegeren. Op welk niveau wil je de deelnemers in je team? Noem de mensen in je team eens op en noteer per werknemer op welk niveau je verwacht te kunnen delegeren.

Wanneer je naar het maandelijkse of wekelijkse overleg kijkt, op welk niveau delegeer je dan vooral?

Suggesties voor je volgende overleg

  1. Open een volgend overleg eens met een persoonlijk verhaal of een beetje humor, zodat iedereen betrokken is en meedoet.
  2. Schrap de agenda.
  3. Vraag aan de deelnemers welke onderwerp er besproken moet worden.
  4. Kies samen één onderwerp.
  5. Maak dit het onderwerp voor dit overleg.
Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij zelfzuchtige beslissingen voor meer vrijheid zodat ze door het groeiplafond breken zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 8 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno