Werk vooral aan taken die niet urgent maar wel belangrijk zijn

Door Erno Hannink | Keuzes

jul 01
werk-voooral-aan-taken-duie-niet-urgent-maar-wel-belangrijk-zijn

Een nieuwe maand en een nieuw kwartaal. Een tijd waarin we steeds meer ruimte krijgen om weer evenementen, bijeenkomsten en trainingen te organiseren en te bezoeken. Een tijd waarin duidelijk wordt of de creativiteit waarmee je gewerkt hebt en de investeringen die je de afgelopen maanden hebt gedaan zich gaan vertalen naar klanten en omzet.

Een nieuw kwartaal waarin weer van alles op je af gaat komen. Nieuwe problemen, uitdagingen en kansen. Een goed moment om meer te werken aan de zaken die belangrijk zijn voor je bedrijf.

De Eisenhowermatrix ken je waarschijnlijk al (zie afbeelding hieronder). Uit de onderste helft wil je zo veel mogelijk wegblijven. Je wilt vooral je tijd besteden aan de bovenste helft en in het bijzonder aan één kwadrant.

Eisenhower matrix belangrijk urgent
Eisenhower matrix
  • Niet urgent en niet belangrijk – gewoon niet doen
  • Urgent en niet belangrijk – niet zelf doen
  • Urgent en belangrijk – zo veel mogelijk voorkomen
  • Niet urgent en belangrijk – hier ligt je focus

Wanneer je zo veel mogelijk de acties in je agenda zet die niet urgent en wel belangrijk zijn en deze acties dan daadwerkelijk afhandelt, zorg je er vanzelf voor dat je minder werkt acties die urgent en belangrijk zijn.

Urgentie zorgt namelijk zelden voor een goed resultaat. Met vooral urgente taken op je bordje neemt de kwaliteit van je beslissingen af. Je hebt namelijk te weinig ruimte om de beslissingen goed te onderzoeken, ze even te laten rusten of bijvoorbeeld advies te vragen. Veel beslissingen gaan snel en op gevoel. Er is daardoor weinig ruimte om je beslissingsproces te verbeteren.

Urgent betekent vooral dat je hard werkt in het bedrijf. Wil je echt verder groeien met je bedrijf, is het belangrijk dat je afstand neemt en dat je meer gaat werken aan je bedrijf. Pieter van Osch (Scaleup Impact) zegt dat je als ondernemer minstens 8 uur per week moet werken aan je bedrijf.

Uitstelgedrag

Een fenomeen dat je vast herkent is dat je de volledige tijd gebruikt die je ergens voor krijgt. Wanneer de deadline voor een opdracht of vraag over tien dagen is, gebeurt het grootste deel van het werk in de laatste twee dagen, met alle bijbehorende risico’s van dien.

Werken in een urgente, stressvolle omgeving is voor een korte periode niet erg, maar wanneer dit continu het geval is, betekent dit dat je geen ruimte meer hebt om te ontspannen. Geen ruimte om te bezinnen op je acties, jee beslissingen en de uitkomsten.

Wanneer je zegt dat iets acht uur duurt, dan spendeer je de eerste 80% van de dag aan niet-belangrijke zaken en komt de druk op de laatste 20% van de dag te liggen. Wanneer er dan iets onverwachts gebeurt of er iets ontbreekt, heb je weinig ruimte om de gemiste tijd in te halen en loop je uit de planning.

Wat als je alleen maar urgent en belangrijk werk hebt?

Wanneer al het werk dat je doet urgent en belangrijk is, ontstaat er nooit ruimte om “belangrijke en niet-urgente taken” op te pakken. Dat betekent dat de taken die nu nog niet urgent zijn in de toekomst vanzelf urgent worden. Een cirkel waar je maar moeilijk uitkomt. Iedere dag weer werk je in de urgent-en-belangrijkmodus.

Wat doe je om uit deze cirkel te komen? 

Een rustdag inbouwen. Een rustdag? Daar heb je helemaal geen tijd voor, kijk naar al die urgente acties die op je lijst staan.

Een rustdag is het enige wat je gaat helpen. Een dag om alle acties na te lopen met de Eisenhowermatrix bij de hand. Verdeel alle taken op je lijstjes en alle afspraken in je agenda over de vier kwadranten.

  1. Schrap alle acties die in het kwadrant niet urgent en niet belangrijk staan.
  2. Verdeel de acties die urgent maar niet belangrijk zijn onder je team. Stuur een korte e-mail met de taken en laat los hoe je medewerkers ze uitvoeren.
  3. Zet voor morgen maximaal twee urgente en belangrijke acties op je to-dolijst
  4. Zet voor morgen één niet-urgente maar belangrijke actie op je lijst.

Doe dit iedere dag weer. Maak iedere dag een overzicht van drie acties die je gaat uitvoeren die dag.

In de week-, maand- en kwartaalplanning staan alleen de niet-urgente maar belangrijke acties. Plan ze daarna in je agenda.

Werken aan de niet-urgente maar belangrijke taken voor je bedrijf helpt je om betere beslissingen te nemen. Heb je wat hulp nodig om de acties op een rij te krijgen? Heb je hulp nodig om iedere week overzicht te krijgen op de drie dingen die niet urgent en belangrijk zijn? Doe dan mee met Sparren met ondernemers. Samen met andere ondernemers focus je dan op de dingen die belangrijk zijn voor de ontwikkeling van je bedrijf.

Follow

About the Author

Erno is een businesscoach die je helpt met beslissingen nemen, maar je ook uit je tunnelvisie haalt en je een breder perspectief laat zien. Een gesprek met Erno leidt altijd tot scherpe, nieuwe inzichten. Wil je brandjes blijven blussen of ga je doen wat het belangrijkste is voor je bedrijf? Erno houdt je bij de les, loodst je door de prioriteiten en helpt je om stap voor stap de juiste beslissingen te nemen om een gezonde groeimotor te bouwen, zodat de onderneming vanzelf loopt met je team, de juiste klanten en een gezonde winst. Drie dingen waarmee hij klanten helpt: – Beslis hulp nuBetere beslissingen actie groepFocus en stok achter de deur. Volg de nieuwste artikelen via e-mail (zie onderaan deze pagina) of de RSS feed.