De planning die het verschil maakt

Door Erno Hannink | Keuzes

aug 30

Tijdens het tweede jaar aan de Hofstede mts ontdekte ik mijn liefde voor bedrijfskunde en planning. De leraar (ik ben zijn naam vergeten, maar ik herinner mij de les nog precies) vertelde over het smeren van boterhammen.

Hij schetste zijn ochtend: eerst maakte hij het brood klaar voor het ontbijt. Daarna ruimde hij alles weer op, om na het douchen de spullen weer te pakken om zijn lunch voor die werkdag klaar te maken.

Ik vond dat zo’n vreemde routine. Je zou het immers veel efficiënter aan kunnen pakken. Je maakt je ontbijt en lunch in één keer klaar, dan eet je het ontbijt en daarna ruim je alles op. Later begreep ik pas dat deze docent ook niet zo werkte, maar met dit verhaal een reactie van de klas probeerde uit te lokken.

Vervolgens vertelde hij over het plannen van werkzaamheden die je tegelijkertijd en na elkaar uitvoert. Vanaf dat moment was ik geraakt door het slim plannen van werkzaamheden. In het goed voorbereiden van bepaalde werkzaamheden, zodat je niet telkens terug hoeft om spullen of gereedschap te pakken. In het plannen van de werkzaamheden van de mensen in je bedrijf. Dit alles maakt ook onderdeel uit van de opleiding mts elektrotechniek.

De planning voor de dag en de bijbehorende actielijst (to-do list) veranderde tijdens mijn eerste baan. Ik werkte bij One for All, een Amerikaanse werkgever. Binnen dat bedrijf heerste een cultuur waarin het maximale uit de dag halen, zo veel mogelijk doen en lange dagen maken erg belangrijk was.

Mijn actielijst van de dag stond altijd vol. Er stonden veel meer acties op dan ik af kon krijgen op één dag. Mocht ik ergens ruimte overhouden, dan kon ik altijd een andere actie oppakken. De actielijst werd in de loop van de dag ook aangevuld met nieuwe acties die ik niet mocht vergeten.

Het lastige van deze manier van werken is dat het werk nooit af is. Er is nooit rust. Ook niet in mijn hoofd, want als ik naar de actielijst keek stonden er altijd veel acties op. Dit zorgde voor steeds meer onrust.

In de loop van de jaren heb ik geëxperimenteerd met allerlei methodes en oplossingen om meer uit de actielijst te halen, efficiënter te werken en meer gedaan te krijgen.

Gaandeweg leerde ik ook dat het belangrijk is om een actielijst te ordenen op basis van prioriteit. Dat maakt de kans veel groter dat ik de dingen die echt moet gebeuren ook daadwerkelijk heb gedaan aan het einde van de dag.

Ruim een jaar geleden leerde ik van Dan Sullivan iets waar ik nog altijd gebruik van maak. Het gaat erom dat je elke dag bepaalt wat de drie belangrijkste acties van de dag zijn. Wanneer je iedere dag de drie belangrijkste acties hebt afgewerkt, heb je aan het einde van het jaar ruim 500 belangrijke acties afgerond voor een beter bedrijf.

Sindsdien werk ik met twee notitieboekjes, een voor de weekplanning en een voor de dagplanning (zie hieronder).

De afgelopen maanden heb ik deze werkwijze aan meerdere klanten uitgelegd en merken zij ook meer overzicht en meer rust. Hierdoor ronden meer actiepunten af die echt belangrijk zijn. Nu deel ik deze werkwijze met jou. Kijk of het ook voor jou werkt.

Hoe ik plan

1. Jaarplan

Alles begint met een plan voor het komende jaar. In dat plan staan de vijf doelen/projecten/acties die ik het komende jaar wil bereiken.

Dit zijn de belangrijkste projecten voor de groei van het aantal klanten, mijn bedrijf of mijzelf. Wanneer ik deze projecten het komende jaar kan afronden, heeft dat veel effect op de voortgang.

Naast de vijf belangrijkste projecten maak ik ook een overzicht van de belangrijkste klanten en leads, de media die ik ga gebruiken en het team dat ik om me heen heb. Het jaarplan beslaat één tot twee A4’tjes.

2. Kwartaalplan

Met het jaarplan erbij maak ik aan het einde van ieder kwartaal een plan voor het volgende kwartaal. Dit doe ik ook in het notitieboekje van de weekplanning, zodat ik makkelijk terug kan kijken.

Ieder kwartaalplan begint met de drie belangrijkste doelen/projecten/acties voor dat kwartaal. Daaronder zet ik neer wie mijn klanten zijn en wat ik voor ze ga doen, en schrijf ik ook op wie mijn leads zijn. Verder schrijf ik iets op over de veranderingen in de media, bijvoorbeeld over het boek dat ik dat kwartaal ga schrijven.

De drie belangrijkste acties die ik hier noem zijn direct gekoppeld aan de vijf acties in het jaarplan. Ze zorgen ervoor dat ik de acties die in het jaarplan staan ga realiseren.

3. Maandplan

Het plan voor iedere maand begint weer met de drie belangrijkste acties voor de komende maand. Deze zijn weer afgeleid van de acties voor het kwartaal. 

Verder schrijf ik in mijn maandplan weer de klanten op met wie ik nu werk, en daarachter de omzet en de totale kosten. Hierdoor weet ik snel of het financieel goed loopt.

4. Weekplan

Mijn plan voor iedere week begint met de drie belangrijkste acties/doelen voor de komende week. De planningen maak ik meestal zondagochtend.

Hier maak ik een kort overzicht van:

  • Acties die ik voor iedere klant wil doen
  • Acties voor leads en contacten
  • Acties voor de podcast en video
  • Persoonlijke acties, zoals wedstrijden en trainen.

Hierbij kijk ik ook naar de agenda en naar de afspraken die al gepland staan voor de komende week. Wie spreek ik en welke voorbereiding is daarvoor nodig?

In mijn agenda staan de afspraken met klanten, inclusief hun adresgegevens, zodat ik direct Google Maps kan inschakelen voor de route. De reistijd is ook geblokkeerd in de agenda, net als de tijd die het kost om de notities uit te werken die ik tijdens de gesprekken heb gemaakt.

Bijna iedere week staan de twee doelen op de weekplanning die voor mijn bedrijf het belangrijkste zijn:

  1. Coaching
  2. Gesprekken met leads, voor de podcast of beide

5. Evaluatie van de week

De weekplanning neemt één A5-blaadje in beslag en op het vel tegenover de planning komt een terugblik op die week. Hier schrijf ik bij de volgende onderdelen drie punten op:

  • Goed – Wat ging goed?
  • Beter – Wat kon beter?
  • Dankbaar – Waar ben ik dankbaar voor?
  • Ontwikkeling – Voor de komende week schrijf ik één ding op waarin ik me wil ontwikkelen.
weekdoelen, planning

6. Drie acties voor vandaag

Eindelijk zijn we dan aangekomen bij de actielijst voor vandaag. Hier staan de drie belangrijkste acties voor vandaag op. Meer niet. Wanneer deze drie acties zijn afgerond ben ik klaar met de dag en kan ik stoppen.

Deze acties zijn direct gekoppeld aan de doelen die ik voor deze week heb gesteld en de afspraken die in mijn agenda staan.

Bij klanten merk ik dat het ook belangrijk is dat ze ruimte voor zichzelf blokkeren in hun agenda. Een of meerdere momenten in de week waarop ze tijd hebben om zich te bezinnen, om in hun brein koppelingen te maken tussen wat er vandaag is gebeurd en eerdere evenementen in je brein. Ruimte om na te denken over de coaching van je team.

In het begin voelt het alsof je op dit soort momenten niet effectief bezig bent. Voor je medewerkers voelt dit heel anders: eindelijk maak je ruimte om aandacht te geven. Dit is belangrijk voor de ontwikkeling van je bedrijf.

Met deze manier van plannen krijgen ik en de klanten die ermee werken meer gedaan van de dingen die echt moeten gebeuren, waardoor ze meer bereiken.

Het is in het begin lastig dat de actielijsten telkens alleen de drie belangrijkste acties/doelen in beeld brengen. Je moet elke dag weer een keuze maken. Wanneer je drie acties opschrijft vallen er andere acties af die je dus niet kunt doen.

Kiezen wat je niet meer doet

Voor de acties die niet aan bod komen op de planning heb je de volgende opties, in volgorde van afhandeling:

  1. Maximaal drie acties schuiven door naar de volgende dag/week/maand/kwartaal.
  2. Je bekijkt welke acties die je overhoudt direct kunnen worden geschrapt. Die ga je dus niet doen.
  3. Je bekijkt welke acties die je daarna overhoudt kunnen worden geautomatiseerd. Jij kunt ze zelf in ieder geval niet doen.
  4. Je bekijkt welke acties die je dan nog overhoudt kunnen worden overgedragen. Jij gaat ze in ieder geval niet doen.

Om te bepalen welke acties je beslist wilt doen en welke er niet meer op je lijst komen is het goed om te weten waar jij het allerbeste in bent. Hiermee wil je namelijk vooral je actielijst gevuld hebben. Dit levert het meeste op voor je bedrijf en je hebt er meer plezier in.

De klanten die hiermee werken krijgen meer gedaan, doen de dingen die ze echt belangrijk vinden en weten wat er belangrijk is om te doen.

  • Ze plannen meer ruimte in om zaken goed voor te bereiden. 
  • Ze krijgen weer ruimte in de avond en in weekenden.
  • Ze krijgen de ruimte om bijvoorbeeld iets nieuws te leren.

Die les op de mts waarin ik leerde over plannen heeft er mede voor gezorgd dat ik besloot om een examenpakket te kiezen waarin bedrijfskunde zat. Daardoor koos ik ook voor een extra jaar op de mts, om examen te doen met het hts-vakkenpakket. Dit heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat ik niet in dienst hoefde, maar dat is een verhaal voor een andere keer.

Welk systeem gebruik jij voor je dagplanning? Gebruik je papier of een digitale oplossing? Als je een digitale oplossing gebruikt, welke gebruik je dan? Laat het hieronder weten. Ik ben benieuwd.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij zelfzuchtige beslissingen voor meer vrijheid zodat ze door het groeiplafond breken zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 8 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno