Planning- en overlegritme voor de ondernemer en haar bedrijf

Door Erno Hannink | Keuzes

jun 19
Planning- en overlegritme voor de ondernemer en haar bedrijf

In 2010 ben ik in het jaarprogramma gestapt bij Laura Babeliowsky. De titel van het programma was meer verdienen, minder werken of zo iets. Wie wil dit niet? Ik wilde dit ook, vooral het meer verdienen.

De eerste jaren als ondernemer had ik veel tijd gestoken in de promotie van mijn bedrijf, maar dit had zich nog niet vertaald in een flinke stijging van de omzet. Daar moest nu eindelijk verandering in komen.

Het was een flink bedrag dat ik moest investeren en ik stapte vrij laat in. Hierdoor had ik al een andere afspraak staan op de dag van de aftrap van het programma waar ik niet onderuit kon.

De volgende dag sloot ik aan bij de groep van twaalf ondernemers die allemaal vergelijkbare doelen hadden. Ze werkten heel hard en verdienden goed maar wilden minder hard werken of ze hadden al veel aandacht maar te weinig omzet die daarbij paste.

Tijdens de eerste avond werd een moodboard gemaakt van wat je als ondernemer en vooral ook als mens wilde bereiken. Wat wilde je gaan doen wanneer je de nieuwe omzetten en tijdsindeling had bereikt? Wat wilde je gaan doen als je voldoende financiële middelen had en voldoende tijd? Dat was de kernvraag.

Het antwoord op deze vraag heb ik tijdens dat jaar niet goed kunnen invullen. Het gevoel bleef hangen dat ik die eerste avond gemist had en niet duidelijk had wat ik dit wilde bereiken en waarom.

Tijdens dat jaar heb ik veel geleerd, maar niet echt de doelen bereikt die ik had opgesteld in dat eerste weekend. Het belangrijkste dat ik heb overgehouden aan dat weekend is een mastermind met ondernemers waar ik veel van geleerd heb.

Met drie ondernemers vanuit dit jaarprogramma hebben we de mastermind 8 jaar lang samen doorgezet. We zijn nog steeds vrienden.

In die tijd heb ik veel geleerd van Pieter van Osch over opschalen, ook omdat ik in die jaren werkzaamheden deed voor het bedrijf van Pieter. Zij gebruiken de scaling up methode van Verne Harnish (Wikipedia). Pieter gebruikt nu de combinatie van profit en purpose, van impact en scaling up (gesprek met Pieter in de podcast).

Een belangrijk onderdeel van de uitvoering en strategie van het bedrijf is een goede overlegstructuur. Enkele onderdelen hiervan gebruik ik ook in mijn bedrijf en met mijn klanten, op mijn eigen manier en gemengd met andere principes.

  1. Dagelijks
  2. Wekelijks
  3. Maandelijks
  4. Ieder kwartaal
  5. Jaarlijks

Dagelijks kort

Iedere dag heb ik kort overleg met mijn buddy. De laatste jaren is dit met Gwen. Iedere ochtend bellen we kort om door te nemen wat de belangrijkste acties zijn voor vandaag.

Voor mij geldt dat ik de drie belangrijke acties iedere dag opschrijf. Als er een actie tussen zit die ik lastig vind vraag ik om advies vna Gwen en andersom.

Drie want dan moet ik kiezen wat echt belangrijk is. In een jaar doe ik dan bijna 600 belangrijke acties die mijn bedrijf verder helpen.

Dit doe jij ook met je team. Je leert waar iedereen aan werkt en hoort waar mensen het lastig hebben.

Wekelijks

Iedere week maak ik op zondag een overzicht van de acties voor de komende week. Het weekoverzicht begint met de drie belangrijkste acties voor die week. Deze acties moeten in ieder geval zijn afgerond voor het einde van de week.

Verder staat er een overzicht van de belangrijkste klanten van mij en wat ik deze week voor ze ga doen. Soms is het even contact zoeken.

De lijst vul ik aan met algemene acties, voor de podcast en voor mijzelf.

De voorgaande week rond ik af met een terugblik op wat er goed ging, wat beter kon en waar ik dankbaar voor ben. Dit idee kreeg ik ook van de mastermind. Terugkijken op de week en nagenieten van wat er goed ging en leren van wat beter kon.  

Maak iedere week een vergelijkbaar overzicht voor jezelf en maak er één samen met je team voor het bedrijf. Het overleg met je team kost ongeveer een uur.

Maandelijks

Het maandelijkse overzicht heeft veel weg van het wekelijkse overzicht. Uiteraard ook nu weer de drie belangrijkste acties voor de komende maand. De acties voor de komende maand bespreek ik in de mastermind.

Maak iedere maand een vergelijkbaar overzicht voor jezelf en maak er één samen met je team voor het bedrijf.

De acties voor de weken in deze maand zijn afgeleid van de drie belangrijkste acties voor de maand. Het maandelijks overleg met de focus op de toekomst kost ongeveer twee uur.

Ieder kwartaal

Voor ieder kwartaal maak ik een overzicht die een uitzicht geeft over het komende kwartaal. Wat zijn de drie belangrijkste acties voor mijzelf en het bedrijf het komende kwartaal? Waar ga ik aan werken de komende drie maanden of dertien weken? Dit bespreek ik ook weer in de mastermind.

Plan ieder kwartaal een overleg met je team in waarin je 2-4 uur samen gaat kijken wat de drie belangrijkste acties of projecten zijn voor het komende kwartaal. Op basis van deze richting voor het bedrijf kan iedereen daar weer haar persoonlijke acties voor de komende maanden uit afleiden.

De acties van de maand zijn telkens een afgeleide van de drie belangrijkste acties van dit kwartaal. Zo combineer je de lange termijn met de korte termijn.

Jaarlijks

Het plan van het jaar ziet er iets anders uit. Voor het uitwerken van dit plan trek ik een dag uit. Met het team plan je ook een dag in om het onderstaande uit te werken voor je bedrijf.

Als ondernemer maak jij, ter voorbereiding op deze dag, een jaarplan voor jezelf.

  1. De 5 belangrijkste acties voor dit jaar.
    bijvoorbeeld: nieuwe product lanceren
  2. Procesgericht stappen, wat moet ik doen om mijn doel te realiseren
    bijvoorbeeld 1 gesprek per week, maandelijks een e-mail, eens per maand een gesprek met iedere medewerker.
  3. Overzicht van de belangrijkste klanten (top 10 bijvoorbeeld – wie groeit, wie gaat afvallen en wie voeg je toe)
  4. De belangrijkste potentiële klanten
  5. De partners, met wie wil ik samenwerken en hoe
  6. De producten die ik wil verkopen (en wat niet meer)
  7. Investeringen voor dit jaar, waarin investeer ik en hoeveel kost het ongeveer.
  8. Vakantie – blokkeer je vakanties nu in de agenda
  9. Ontwikkelingen voor jezelf (op welk front wil je jezelf ontwikkelen/leren)
  10. De drie belangrijkste taken voor jou als ondernemer, jouw unieke eigenschappen.

Dit jaarplan bespreek ik ieder jaar in de mastermind en met Gwen. Daar krijg ik feedback en suggesties voor verbeteringen of meer focus juist.

Tijd voor het kwartaalplan

Het is nu midden juni. Met alle klanten heb ik het tijdens onze afspraak in deze maand over de drie belangrijkste acties voor het komende kwartaal. Zo hebben we samen een duidelijk doel om aan te werken, focus. De ondernemer maakt nu keuzes voor de rest van het kwartaal. De drie belangrijkste acties, concreet en duidelijk meetbaar.

Hiermee kan de ondernemer ruimte maken voor het kwartaaloverleg met haar team.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij zelfzuchtige beslissingen voor meer vrijheid zodat ze door het groeiplafond breken zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 8 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno