Werken met het slechtste scenario voor betere beslissingen

Op LinkedIn las ik via Tom van der Lubbe de maatregelen die Viisi in hoog tempo had genomen rondom COVID-19. Eerder had ik al een gesprek met Tom gehad voor de podcast. Ik was zeer benieuwd naar hoe Viisi in deze crisissituatie beslissingen neemt en vroeg hem opnieuw voor een gesprek voor de podcast, maar deze keer virtueel.

Een belangrijk inzicht dat ik heb overgehouden aan dit gesprek met Tom is werken met scenario’s. Ik vraag me af wat het slechtste scenario is dat ik me kan voorstellen en bedenk dan wat we moeten doen. Dat geeft veel meer rust en alles wat uiteindelijk beter uitpakt dan het slechtste scenario is een meevaller, waardoor ik positief blijf.

Worst case scenario

De ochtend na dit gesprek met Tom was ik vroeg wakker en lag ik in bed na te denken over wat het slechtste scenario zou zijn voor ons gezin. Wat hebben we dan als gezin te doen? Hoe zit het met onze financiën? Welke voorbereidingen moeten we nu treffen?

Een halfuur later stond ik met een kop thee voor het whiteboard in mijn kantoor het slechtste scenario uit te schrijven.

• Wat als ons hele gezin ziek is?
• Wat als mijn vader ziek is? Hoe met het dan verder met mijn moeder, die zorg nodig heeft?
• Wat als mijn zus en zwager ziek zijn? Wat moeten we dan doen?
• Wat gebeurt er bij een volledige lock-down? 
• Blijft onze zoon in Nijmegen of komt hij naar huis? 
• Blijft onze dochter thuis en komt haar vriend hier, of gaat ze naar zijn huis?

Om later die dag samen na te denken over het slechtste scenario had ik vragen opgeschreven als:

• Komt er binnenkort een lock-down?
• Duurt dit kort, middellang, lang?
• Wat als we tot het einde van 2020 nul inkomen hebben? Hebben we dan voldoende financiële middelen?
• Hoe gaat het verder met de studie van mijn dochter? Gaat ze werken?
• Hoe gaat het verder met de studie van mijn zoon? Begint hij in september aan zijn master of gaat hij werken? 
• Wat moeten we in huis halen voor een lock-down?
• Hoe blijven we fit tijdens een lock-down?

Tijdens de lunch die middag hadden we ons eerste gezinsberaad over deze Coronacrisis. Daarvoor stelde ik een voor een bovenstaande vragen. Langzaam maar zeker kwam er steeds meer duidelijkheid over hoe ieder van ons hierover dacht en wat onze acties zouden kunnen zijn.

Nul inkomen

Zo maakten we samen een overzicht van de kosten die we iedere maand hebben, privé en voor het bedrijf. Wat zijn de reserves die we hebben, het spaargeld op de bank? M. houdt dit iedere maand voor onze privérekening bij en daardoor hadden we snel de noodzakelijke cijfers. Mijn cijfers kan ik direct uit Moneybird halen. Inzicht in de actuele cijfers is fijn nu.

Voor mijn bedrijf heb ik voldoende middelen gereserveerd om eraan te bouwen tot het eind van 2020 terwijl er nul omzet binnenkomt.

Privé hebben we ook voldoende spaargeld opgebouwd om zeker tot het einde van 2020 te leven met nul inkomen.

Nul inkomen is het slechtste scenario. Er komt wel geld binnen en dat is mooi meegenomen:

• In mijn bedrijf ga ik ondernemers helpen en tegelijk werk ik aan de toekomst van het bedrijf wanneer de impact van het virus afneemt. Er is al een eerste opdracht.
• Onze dochter werkt nu als helpende in de zorg en dat kan ze waarschijnlijk blijven doen, al heeft ze het laatste stukje van de studie nog niet afgerond.
• We hebben met onze zoon gekeken wat hij kan doen om werk te vinden, mocht zijn huidige optie niet starten in april. Hij gaat wel aan zijn master beginnen in september, ook al betekent dit geen inkomen en meer kosten dan nu.
• M. ontvangt waarschijnlijk een uitkering van haar baan wanneer de lock-down in werking treedt.

We hebben gesproken over een aantal mogelijke opvallende extra kosten:

• Wat doen we wanneer de auto stuk gaat? Vervangen of repareren?
• De hypotheekrente gaat stijgen, gaan we nu oversluiten of niet?
• Wat doen we met onze vakantie die gepland staat voor begin september? Hoeveel kosten hebben we hiervoor al gemaakt?

We hebben ook gesproken over contact houden met elkaar. Laat elkaar dagelijks weten hoe je ervoor staat. Ben je gezond? Zeker voor onze zoon die in Nijmegen zit is dit van belang. Zelf houd ik contact met mijn ouders en mijn zus.

Wat ik gemerkt heb is de rust die dit ons gegeven heeft. De gedachten dat we voldoende middelen hebben gespaard in de goede tijden geeft in deze crisissituatie rust. Hierdoor kunnen we ons concentreren op het belangrijkste: onze gezondheid. We gaan geen heftige discussies voeren over de financiële situatie. Daar hebben we zicht op. Zelfs het slechtste financiële scenario komen we door.

Dit is belangrijk, want je continu zorgen maken over geld zorgt ervoor dat je IQ daalt. Ons brein wordt zo in beslag genomen door het vraagstuk ‘Hoe overleef ik deze maand, week of dag?’ dat er minder ruimte is voor creativiteit. En dat is juist nu in deze crisissituatie, waarin we dicht op elkaar zitten, belangrijk.

Heb jij als ondernemer een plan voor het slechtste scenario?

• Hoe lang kun je overleven zonder omzet? Wat is de cash flow?
• Ga je juist nu investeren in ontwikkeling van je team om er beter uit te komen?
• Ga je snijden in de kosten en afscheid nemen van mensen midden in deze periode die ook moeilijk is voor hen?
• Hoe kun je besparen op de loonkosten zonder afscheid te nemen van de mensen?
• Welke werkzaamheden kunnen jullie virtueel doen voor klanten?
• Hoe kun je klanten helpen op afstand?
• Weet je gezin hoe je bedrijf ervoor staat en wat je plan is voor het slechtste scenario?

Antwoorden bedenken op deze vragen met je team helpt om meer rust te creëren bij je team en bij jezelf. Je medewerkers maken zich zorgen over de gezondheid van hun gezin en familie. Ze willen weten of ze kunnen blijven werken en hoe ze dit moeten combineren met het gezin, dat nu thuis is. Door duidelijkheid te geven over hoe het ervoor staat krijgen ze mentaal meer rust.

De situatie voor je houden omdat je ze niet wilt belasten met jouw zorgen, heeft een averechts effect. Wil je dat de mensen in jouw team meer verantwoordelijkheid nemen? Wees dan open en transparant over de situatie en bedenk samen het plan voor deze crisissituatie.

Ik weet ook niet wat er allemaal gaat gebeuren, maar ik blijf leren van ondernemers en deel dit met jou. Blijf gezond.