Vast ritme en gewoontes geven vrijheid

Door Erno Hannink | Keuzes

mei 22
Vast ritme en gewoontes geven vrijheid

Gewoontes zijn de standaard in je leven, of je dat nu wilt of niet. Ons brein is geoptimaliseerd voor gewoontes. Wanneer je bepaalde activiteiten vaker doet zoekt je brein naar de snelste en de beste manier om dit te doen. Iets is de beste manier is wanneer je er de beste reacties mee krijgt.

Wanneer je brein eenmaal de beste manier heeft gevonden maakt ze van die manier zo snel mogelijk een gewoonte . Deze gewoonte wordt verstevigd in je brein met ‘isolatie’ rondom de gemaakte verbindingen. Deze ‘isolatie’ heet Myeline.

We leven van gewoontes. Iedere dag en in alle handelingen die we verrichten.

Behalve wanneer we iets nieuws leren. Dan moet het brein aan de bak. Je merkt dit zelf: wanneer je iets nieuws leert ben je vermoeider.

Wanneer ik met een ondernemer praat over vaste systemen van werken, zoals een vast ritme voor overleg, is er regelmatig weerstand. Iemand krijgt misschien het gevoel dat ze haar creativiteit verliest, dat ze haar vrijheid als ondernemer verliest, de vrijheid die ze voor haar gevoel had toen ze alles nog deed binnen haar bedrijf.

De chaos van werkzaamheden die voor je lag en jouw vrijheid om te kiezen wat je als eerste ging doen.  

Het belangrijkste dat je kunt doen is juist vaste ritmes creëren zodat iedereen in het bedrijf weet wat er te doen is en welke kant je op wilt. Met deze inzichten kan iedereen in je bedrijf beter bepalen wat belangrijk is in hun eigen werk. De werknemers kunnen zelf betere keuzes maken.

Een ritme dat ik in bijna alle bedrijven tegenkom is het maandelijkse overleg. Tijdens dit overleg is de ondernemer veel aan het woord en worden de lopende zaken doorgenomen. Er wordt veel besproken, want dit is het moment dat iedereen bij elkaar is.

Tijdens dit overleg komen meerdere onderwerpen iedere keer weer naar voren, zoals ook de cijfers. Hoe staat het bedrijf ervoor en waar moet aan gewerkt worden? Deze cijfers worden besproken in het overleg.

Verander je overleg voor beter resultaat

Een alternatief is dat de vaste onderwerpen veel minder ruimte krijgen in het overleg door ze ruim voor het overleg te verspreiden onder je team. Dit geeft iedereen de ruimte om zich voor te bereiden en in te lezen. Tijdens het overleg is er dan ruimte voor aandacht voor de afwijkingen en voor welke acties nodig zijn om bepaalde dingen te veranderen.

Iedereen kan de afwijkingen van tevoren zien, zeker wanneer deze gemarkeerd zijn als een stoplicht:

  • groen –  Alles is goed.
  • rood – Hier moet nu iets gebeuren.
  • oranje – Let op, geef dit aandacht voordat het misgaat.

De persoon in je team die verantwoordelijk is voor dit onderdeel kan uitzoeken wat er aan de hand is en acties bedenken. Andere medewerkers kunnen ook meedenken en een voorstel inbrengen.

Vast overlegritme

Een overlegritme waardoor je meer voor de lange termijn werkt en ook op de korte termijn weet wat er moet gebeuren is als volgt:

  • Dagelijks – Niet langer dan 5 minuten. Wat is het belangrijkste dat je vandaag gaat doen? Heb je een vraag of heb je hulp nodig?
  • Wekelijks – Niet langer dan 60 minuten. Wat zijn de acties die deze week worden afgerond? Zie ook dit voorbeeld van de structuur van een wekelijks overleg.
  • Maandelijks – Niet langer dan 120 minuten. Afwijkingen worden besproken en er worden keuzes gemaakt over de te nemen acties. Ieder teamlid heeft een overzicht van de drie belangrijkste acties voor deze maand gedeeld.
  • Kwartaal – Niet langer dan een halve dag. Wat is de actie die we als team dit kwartaal gaan oppakken voor de toekomst van het bedrijf? Er wordt een planning gemaakt van acties voor het komende kwartaal voor ieder onderdeel in het bedrijf.
  • Jaarlijks – Niet langer dan een dag. Het jaarplan wordt gemaakt. De visie wordt aangescherpt.

Het lijkt veel overleg, maar door dit ritme weet iedereen veel beter wat er moet gebeuren en wat belangrijk is, en kunnen ze zelf betere keuzes maken. Dit ritme voorkomt dat jij als ondernemer overal mee bezig bent en je medewerkers continu stuurt. Het zorgt voor veel minder vragen van je medewerkers.

Door een vast ritme in je overleg aan te brengen en door te zorgen voor een vaste structuur en agenda voor ieder overleg krijg jij meer vrijheid. Er ontstaat meer ruimte, doordat mensen minder vragen hebben. Het overleg zorgt ervoor dat iedereen weet wat er speelt en welke kant je op wilt.

Gewoontes in je werk zorgen ervoor dat het werk je minder energie kost en dat je meer ruimte overhoudt. Hierdoor krijg je meer vrijheid en meer creativiteit. De juiste gewoontes helpen je om je bedrijf te laten groeien.

Het lastige is om je huidige gewoontes te vervangen door nieuwe, betere gewoontes. Daarover meer in het volgende artikel.

Wil je meer leren over het overlegritme en de inhoud van ieder overleg? Lees dan het Whitepaper Meeting Rhythm van Pieter van Osch.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij zelfzuchtige beslissingen voor meer vrijheid zodat ze door het groeiplafond breken zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 8 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno