Vergaderingen waar (bijna) iedereen blij van wordt

Door Erno Hannink | Keuzes

mei 20
vergaderingen-waar-iedereen-blij-van-wordt

“Het grootste probleem van onze vergaderingen is niet dat we geen format hebben, maar dat we binnen vijf minuten van dat format afwijken. Iedereen probeert vooral de rest op de hoogte te brengen van waar ze mee bezig zijn en daar gaan anderen dan inhoudelijk op in,” vertelt Indira.

In het wekelijkse gesprek met Indira hebben we het over het overleg tussen de verkoop en de productie. Ze zijn net begonnen dit structureel wekelijks te doen en ik heb haar vorige week een format gegeven om te testen. Ze gaat verder: “Het gaat al mis bij de incheck. Wanneer ik er niet bij zeg dat ze iets positiefs van de afgelopen week moeten delen, dan komt er vooral negatief nieuws.”

Over het MT-overleg zegt ze: “Bij het bespreken van de actiepunten van ons vorige overleg gaat het gelijk al mis. We blijven hier veel te lang bij hangen. De notulen en de acties van het vorige overleg nemen het grootste deel van het overleg in beslag. Echt strategische keuzes maken gebeurt nauwelijks in het MT-overleg.”

Vergadering kost 5 uur

Zonde, een overleg van vijf uur waarin geen strategische keuzes worden gemaakt, maar er vooral wordt bijgepraat. In de meeste overleggen zitten ongeveer vijf mensen een uur te vergaderen, dat is vijf uur in totaal.

Wat de mensen het liefste zouden doen in die vijf uur is besluiten nemen waarmee ze verder komen. Besluiten op strategisch niveau waar ze in de waan van dag geen ruimte voor hebben. Besluiten die richting geven gedurende de dag, waardoor iedereen verantwoordelijkheid kan nemen voor allerlei kleine beslissingen voor zichzelf, met de klant of met een team.

Problemen oplossen

Het belangrijkste wat je te doen hebt in een overleg of vergadering is de belangrijkste problemen in je bedrijf oplossen, voor eens en altijd. Problemen in je team, problemen met klanten, problemen in het proces. Problemen – het klinkt wat negatief misschien, maar ieder bedrijf heeft problemen, en doordat ik ze problemen ben gaan noemen, is het wel duidelijk voor anderen waar ik het over heb.

Een overlegstructuur (het format) dat werkt voor kleine bedrijven die duurzaam groeien is geconcentreerd rondom problemen.

Structuur van het overleg:

  1. Landen – goed nieuws delen (persoonlijk/zakelijk) (5 min)
  2. Scorekaart – kerngetallen: liggen dingen op schema of niet? (5 min)
  3. Rockreview – de eigenaar zegt of de rock op schema ligt of niet (5 min)
  4. Klanten- en medewerkerskoppen (5 min)
  5. To-do-lijst – klaar of nog niet? (5 min)
  6. Problemenlijst (60 min)
  7. Afsluiten (5 min)

Wanneer een getal van de scorekaart of een rock niet op schema ligt of een actiepunt niet af is, komt het automatisch op de problemenlijst.

Klanten- en medewerkerskoppen zijn opvallende dingen die door klanten of medewerkers zijn gezegd of gedeeld.

Het grootste deel van het overleg besteed je nu aan de problemenlijst. Met elkaar bepaal je welke drie problemen als eerst jullie aandacht nodig heeft. Je kijkt naar de lijst en bepaalt in minder dan twee minuten de drie belangrijkste problemen.

In Beslissingen om problemen definitief op te lossen in je bedrijf deel ik hoe je de problemen voor eens en altijd oplost.

Leg vooraf uit wat je wilt bereiken

Ga je met een nieuwe structuur werken in je eerstvolgende overleg? Leg dan eerst uit wat de nieuwe structuur is en leg uit waarom het grootste deel van het overleg over de belangrijkste problemen gaat. Zodat iedereen begrijpt dat je snel naar de lijst van problemen toe wilt en alle andere punten kort en krachtig worden afgehandeld. 

De overige punten op de agenda zijn mededelingen en geen bespreekpunten. Wanneer iets een bespreekpunt moet worden, is er meer aan de hand en komt het op de problemenlijst.

Een cruciaal onderdeel van het overleg met focus op de problemen is dat je telkens weer bewust kiest welke problemen de prioriteit hebben. Door telkens een selectie te maken van de drie belangrijkste problemen waarvoor je in dit overleg keuzes gaat maken, weet je dat dit overleg bijdraagt aan de vooruitgang van je bedrijf.

Indira gaat in het eerstvolgende overleg uitleggen wat de nieuwe structuur is en wat ze ermee wil bereiken. In ons gesprek volgende week komt het overleg weer aan de orde. Ik ben benieuwd wat het effect ervan is.

Wat is jouw grootste ergernis met betrekking tot de overleggen of vergaderingen in jullie bedrijf?

Follow

About the Author

Er komen constant moeilijke beslissingen op je af. Je wordt continu in de onderneming gezogen. Je hebt weinig mensen die echt met je kunnen sparren en snappen hoeveel bordjes je als ondernemer probeert draaiende te houden. Erno houdt je bij de les, ik loods je door de prioriteiten en help je stap voor stap om de juiste beslissingen te nemen om uiteindelijke een gezonde groeimotor te bouwen zodat je bedrijf vanzelf loopt. Ik breng ervaring mee van meer dan 1000 klanten die exact met dezelfde vragen zitten. De ondernemers die ik help met lastige beslissingen, bouwen een duurzaam bedrijf, voor het team, de klanten en een gezonde winst. Drie dingen waarmee ik klanten help: – De juiste klanten aantrekkenNieuw product en snelStok achter de deur Lees meer over zijn diensten. Volg de nieuwste artikelen via e-mail (zie onderaan deze pagina) of de RSS feed.