Je zit net aan je bureau en geniet van je eerste slok koffie. De deur staat open zodat medewerkers altijd binnen kunnen komen met vragen. Dirk klopt op het kozijn en komt binnen. Hij heeft een vraag die jou tijd kost en werk bezorgt. Hoe zorg je ervoor dat je snel kunt antwoorden op vragen van je team en dat ze hierdoor zelf meer besluiten nemen?
Dit doe je met Ja-graag-voorstellen
Hoe werkt dit? Terug naar Dirk: vanochtend had hij eigenlijk geen vraag, maar meer een mededeling. Volgende week donderdag heeft hij een afspraak en daar kan hij niet onderuit. Hij vraagt of hij vrij kan krijgen. Je zit midden in een belangrijk project en Dirk is dé persoon die er het meeste van afweet en die het belangrijkst is in de voortgang. Het komt heel slecht uit dat hij nu vrij neemt, maar wat kun je anders? Hij kan niet onder die afspraak uit, hij werkt hard en heeft genoeg vrije dagen. Je moet hem dus wel vrij geven; hij is blij, maar nu heb jij een probleem.
Het project moet op tijd af. Die vrije dag kan echt niet gemist worden, dus je moet een oplossing bedenken. Je kijkt naar de agenda’s van je collega’s, je overweegt wie het beste kan inspringen en welk ander werk daardoor vertraging oploopt. Dan ga je in overleg met Nienke en legt de situatie uit. Je vraagt of Nienke kan bijspringen. Je bedenkt een plan voor hoe je Nienke ingewerkt krijgt voor die tijd en overlegt met Dirk. Aan het einde van de dag is het allemaal georganiseerd.
Dirk heeft met deze ene vraag jouw agenda voor vandaag op de kop gezet. Zijn vraag bezorgt je werk. Je voelt je gedwongen om het op te lossen en zelf de leiding te nemen.
Wat zou er veranderen als Dirk met een Ja-graag-voorstel komt?
Voorbeeld van een Ja-graag-voorstel
Stel je de volgende situatie eens voor:
Dirk klopt op de deur, in 2 minuten schetst Dirk zijn probleem. Er is thuis iets gebeurd waardoor hij plotseling een vrije dag nodig heeft. Dan legt hij uit hoe hij dit gaat oplossen.
Hij wil graag Marian deze week een paar keer begeleiden om die dag zijn werk over te nemen. Marian is de meest geschikte persoon om dit te doen, legt Dirk uit. Hij heeft haar al voorzichtig gepolst en ze reageerde enthousiast op een nieuwe uitdaging.
Dirk heeft een plannetje gemaakt om de komende week iedere dag een uur samen met Marian aan de slag te gaan om het werk over te dragen. Aan het einde van de week kan Marian dit werk overnemen en niet alleen voor deze vrije dag, “maar ook voor de toekomst hebben we dan iemand die kan bijspringen. Handig wanneer het project groter wordt en meer klanten het product willen hebben”, schets hij.
Dirk heeft ook een alternatief, voor als je het niet ziet zitten dat Marian dit gaat overnemen. Dan gaat hij zelf de komende week extra uren werken en Linda van de receptie kan donderdag de telefoontjes beantwoorden en de klanten zeggen dat ze de volgende dag antwoord krijgen van Dirk.
Met dit voorstel word je niet aan het werk gezet, het enige wat je hoeft te beslissen is, “Ja, graag”. Het voorstel klinkt zo logisch dat je “Ja, graag” kunt zeggen. Met plezier. Dirk kan zijn probleem oplossen, het project loopt door en er wordt iemand ingewerkt die kan bijspringen in de toekomst.
Zo begin je met Ja-graag-voorstellen
Dit vraagt een omschakeling van jezelf en van je team. Je moet je natuurlijke reactie veranderen om niet direct een oplossing te bedenken en zelf aan de slag te gaan wanneer iemand uit je team komt met een vraag. Je legt aan je team uit hoe een ‘Ja-graag-voorstel’ eruitziet en waar je grenzen liggen. Wanneer je dit eenmaal gedaan hebt wordt jouw leven een stuk eenvoudiger en neemt je team steeds meer kortetermijnbeslissingen zelfstandig.
Begin vandaag.
Bij de eerstvolgende collega die bij je komt met een vraag die jij moet oplossen, stel je een tegenvraag: “Wat zou jij doen?” De eerste stap naar meer beslissingen door je team en minder werken in de waan-van-de dag voor jou.
Dit idee van het ‘Ja-graag voorstel’ komt van Pieter van Osch, met de yesable proposal.
Weet je wie nog meer van de Ja-graag-voorstellen houdt? Je klant.
