Wie kan ik zakelijk vertrouwen?

Door Erno Hannink | Keuzes

apr 15

In een relatie, zakelijk of privé, vind ik het belangrijk dat ik van een ander een ander op aan kan. Dat ik kan bouwen op de relatie en er vertrouwen in kan hebben dat het goed komt.

Vertrouwen is een belangrijke pijler in de relatie, het is een kernwaarde voor mij. Ik heb vertrouwen in iedereen totdat dit vertrouwen beschadigd wordt.

Aangezien ikzelf vertrouwen belangrijk vind, is het ook belangrijk dat ik te vertrouwen ben, en daar werk ik bewust aan.

Dat ik niet altijd betrouwbaar ben heeft voor een groot deel te maken met mijn optimisme. In mijn optimisme denk ik dat een project of taak sneller klaar is dan de praktijk uitwijst. Op basis van mijn optimisme spreek ik dan een datum af waarop iets klaar is en dat lukt dan soms niet.

Tijdens het luisteren van een podcastaflevering met Dan Sullivan leerde ik over zijn methode om te ontdekken of de andere persoon betrouwbaar is. Om zelf ook betrouwbaar te zijn houdt hij zich ook aan deze regels.

De vier regels die hij noemde gebruik ik nu om zelf betrouwbaarder te zijn. Daarnaast gebruik ik deze regels al onbewust bij het bepalen of ik mensen betrouwbaar vind.

De vier regels van betrouwbaarheid in zakelijke relaties:

1.  Kom op tijd

Wanneer ik een afspraak heb met een klant (of relatie), ben ik op tijd.

In het verleden had ik nogal eens de neiging om een paar minuten te laat te komen. In mijn optimisme en schamele voorbereiding met betrekking tot de reistijd zat ik er nog wel eens naast, waardoor ik net iets te laat was.

Dit heb ik verbeterd door meer ruimte te nemen voor de reis, door bijvoorbeeld de reis van en naar een afspraak ook in te plannen als blokken in mijn agenda.

Dit betekent dat ik ter voorbereiding moet uitzoeken hoe lang ik er ongeveer over doe om op tijd bij de afspraak te zijn.

Bij iedere afspraak leg ik gelijk de locatie vast in mijn agenda. Hiermee heb ik de locatie altijd direct bij de hand. Mijn agenda zit in Google Calendar en wanneer ik de locatie vastleg kan ik deze direct gebruiken in Google Maps. Superhandig voor onderweg, want vertragingen zijn direct zichtbaar en er worden alternatieven getoond.

Daarnaast plan ik wat extra ruimte in voor de heenreis, om bij drukte op de weg of een gemiste trein nog steeds op tijd te zijn. Voorheen had ik hier een aversie tegen, ik wilde zo min mogelijk wachttijd hebben. Dus ik plande de reistijd zo krap mogelijk in.

Nu plan ik de reistijd ruim in. Wanneer onderweg alles volgens plan verloopt, heb ik tijd over om een stukje video op te nemen, de laatste e-mails beantwoorden, iemand te bellen, iets te schrijven of om gewoon even niets te doen en te genieten van de omgeving.

Door deze extra ruimte in te bouwen heb ik gemerkt dat ik veel meer rust heb tijdens de reis. Ik heb geen last van gehaast gedoe, ik hoef niet harder te rijden om op tijd te komen.

Daarnaast heb ik ook veel meer rust wanneer ik de afsprak inga. Dat geeft mij de gelegenheid om vanaf het begin alert te zijn en te luisteren naar de ander.

Overigens leg ik bij nieuwe contacten ook het telefoonnummer van de persoon die ik spreek vast in mijn agenda. Zo kan ik in noodgevallen onderweg snel het telefoonnummer vinden.

Voor de afspraak nodig ik de persoon uit via een e-mail uit mijn agenda, zodat we beide hetzelfde vastleggen in de agenda. Bij een eventuele verplaatsing in de agenda krijgt de andere persoon ook altijd een melding van de nieuwe datum en tijd.

2. Doe wat je zegt dat je doet

Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Het klinkt zo eenvoudig en gaat toch wel eens mis, zoals ik hierboven al schreef.  

Het belangrijkste voor mij is dat ik blijf zeggen wat ik doe, vooral op momenten dat het niet loopt zoals ik had verwacht.

Wanneer ik een vraag krijg waar ik niet snel een antwoord op weet heb ik de neiging om mijn reactie uit te stellen. Wanneer een project niet helemaal loopt zoals verwacht en veel meer tijd kost dan ik had gepland, krijg ik last van uitstelgedrag. Het lastige voor de ander is dat ik dan ook meestal stop met communiceren.

Doordat ik in mei 2018 heb gekozen voor business coaching als enige dienst, heb ik meer rust gekregen in mijn werk. Dat ik het werk heel leuk vind en de klanten de resultaten waarderen en enthousiast zijn maakt het eenvoudig om hier alle aandacht voor te hebben.

Dit helpt enorm bij het communiceren met klanten en contacten; ik heb er gewoonweg meer ruimte voor.

Nu ik er zelf meer aandacht voor heb, merk ik ook dat ik een aantal mensen om mij heen heb die het ook lastig vinden om te blijven communiceren. We hebben een samenwerking en ik hoor soms tijden niets van ze. Dat voelt niet fijn, ervaar ik nu.

Veel drukte zie ik vaak als een deel van dit probleem.

Doordat ik meer aandacht heb voor de allerbelangrijkste dingen en de rest niet (zelf) doe, heb ik meer ruimte om te communiceren. Dit betekent ook dat ik meer ruimte heb om te merken dat mensen niet meer communiceren.

Dit gebeurt vaak op een moment dat iets niet zo gaat als we hebben afgesproken. Dit is een goed moment voor mij om contact te zoeken en te vragen wat er gebeurt. Door dan wat orde te scheppen in de chaos zien ze nieuwe mogelijkheden en gaan we weer enthousiast aan de slag.

3. Rond af wat je bent gestart

Wanneer je een afspraak hebt gemaakt met een klant, relatie of partner om een project te starten, rond dit dan ook af.

Als je werkt met maar drie belangrijke acties op een dag is het een stuk eenvoudiger om alle aandacht aan deze drie acties te schenken. Het zijn tenslotte belangrijke acties voor de toekomst van mijn bedrijf of van mijzelf. Het is goed om daar ruimte en aandacht voor te hebben.

Natuurlijk kan het voorkomen dat een project anders uitpakt dan vooraf ingeschat. Zo kan het zijn dat een project meer tijd kost dan verwacht of dat ik het verwachte resultaat, op basis van nieuwe ontwikkelingen, moet bijstellen.

Dit kan betekenen dat het beter is om een project te stoppen dan het alleen maar door te zetten omdat je het nu eenmaal gestart bent en had afgesproken (zie punt 2 hierboven). Op het moment dat je dit ziet, is het goed om erover te communiceren met de ander en een alternatief voor te stellen.

Zo kun je een project in overleg eerder afronden dan je gepland had, zonder het vooraf verwachte resultaat. Je kunt dan een nieuw project starten dat naar verwachting succesvol zal zijn.

Zo werk ik al ruim een jaar aan een project voor de nieuwe website van de scheidsrechtervereniging. In dit project hebben we op een bepaald moment gekozen voor een betaald WordPress-thema.

Dit thema heeft heel veel mogelijkheden en vraagt daardoor meer van de hosting dan gemiddeld. Hierdoor werkte het thema niet op onze oude hosting en heb ik problemen ontdekt bij onze nieuwe hosting. Deze situatie heeft mij al veel tijd gekost en heeft me nog altijd niet het gewenste resultaat opgeleverd.

De nieuwe website moet er komen, wan dat is belangrijk voor de vereniging. Nu ga ik dit project in overleg afronden en een nieuw project voorstellen: ik stel voor dat we de website houden, maar met een veel eenvoudiger thema, dat minder vraagt van de hosting.

De meeste voorbereiding is gedaan in de afgelopen maanden. Nu moeten we alleen nog het thema opnieuw kiezen en opzetten en de website staat snel, alleen niet op de overeengekomen datum, en met een ander thema, waar mogelijk nieuwe kosten aan verbonden zijn. Daarom is het een nieuw project, met een nieuwe deadline.

4. Zeg alsjeblieft en dank je wel

Dit is iets waar ik aandacht aan ga schenken de komende tijd. Dit is niet iets wat bij mij op dit moment vanzelf gaat. Vooral wanneer ik iets krijg waar ik niet echt blij van word heb ik de neiging om niets te zeggen.

Eind 2018 heb ik door Annette kaartjes laten ontwerpen en drukken. Een ‘gefeliciteerd’- en een ‘dank je wel’-kaartje. Doordat ik deze kaartjes nu in mijn kantoor heb liggen en de postzegels erbij liggen, stuur ik veel vaker kaartjes en kleine cadeautjes.

Het is leuk om zulke dingen te krijgen en ook leuk om ze te sturen, al heb ik gemerkt dat ik vaak niet snel een reactie krijg van de ontvanger, waarin ze zegt dat ze de kaart of het presentje heeft ontvangen en dat ze het leuk vindt. Een blijk van waardering kan soms duren tot onze volgende ontmoeting, of zelfs nooit komen.

Hierdoor ontdek hoe belangrijk het is om zulke dingen onvoorwaardelijk te doen. Een verwachting over een reactie op het kaartje parkeer ik nu. Het gaat mij vooral om het plezier dat ik heb in het versturen, het plezier dat ik heb in iets aardigs doen voor een ander.

Doordat ik me hier bewust van werd, heb ik me ook gerealiseerd dat het goed is om zelf altijd dank je wel te zeggen wanneer je iets ontvangt. De ander stuurt je iets met veel liefde en zorg. Een eenvoudige dank je wel voor deze aandacht geeft energie.

Het is zo eenvoudig om te doen. Wanneer ik iets geef zeg ik alsjeblieft. Wanneer ik iets ontvang zeg ik dank je wel.

Ook bij feedback die me kritisch in de oren klinkt, zeg ik dank je wel. Een ander heeft de tijd genomen om mij feedback te geven. Dit is een goed moment om te beginnen met dank je wel zeggen. Ik heb gemerkt dat dank je wel zeggen mij op zo’n moment al rustiger maakt. Hierdoor is mijn reactie rustiger en komt de ander ook weer tot rust.

Bewust Betrouwbaar

Het zijn eenvoudige regels, etiquette, die ik beter ga gebruiken. Als ik het fijn vind om aandacht te krijgen, dan voelt een ander dit vast ook zo.

De kern van de etiquette is, rekening houden met de gevoelens van anderen en met de gebruiken in een samenleving, in alle situaties waarin mensen met elkaar omgaan.

Wikipedia

Ik ben dus actief bezig om bewust betrouwbaar te worden voor anderen. Tegelijk helpen deze regels mij om te bepalen of een ander betrouwbaar is.

Wanneer ik merk dat deze regels voor een ander niet belangrijk zijn dan wordt hij of zij minder betrouwbaar voor mij. Dat is een goed moment om minder aandacht te besteden aan deze relatie en dat geeft mij weer meer rust.

Wat zijn jouw ervaringen met betrouwbaarheid in de zakelijke omgeving? Heb jij regels ontwikkeld om te bepalen of je wilt doorwerken met iemand of meent dat hij of zij niet te vertrouwen is?

Schrijf het hieronder in de reacties. Ik hoor graag van je.

Follow

About the Author

Erno is de Business Coach voor ondernemers met 5-25 medewerkers. Ik help ondernemers bij beslissingen voor meer resultaat zonder harder te werken. Mijn unieke eigenschap is vragen stellen vanuit oprechte nieuwsgierigheid en de essentie van de lessen te benoemen. Erno is auteur van 10 boeken, 1000+ artikelen en host van de podcast de Erno Hannink Show. Lees meer over Erno Volg de nieuwste artikelen via de RSS feed of via LinkedIn.